1. Các bước chuẩn bị

Khi được tin có đoàn Cấp cao, đoàn Ngoại giao, Đại sứ (đại diện) nước ngoài về thăm và làm việc tại địa phương, ngoại vụ địa phương cần làm tốt các công tác chuẩn bị sau:

- Thông qua Bộ Ngoại giao (hoặc Vụ chủ quản) để nắm rõ về tiểu sử, đặc điểm của khách, yêu cầu mục đích chuyến đi, tình hình đối nội, đối ngoại của nước mà họ đại diện, tình hình quan hệ giữa nước họ với ta, những yêu cầu cần chú ý trong giao tiếp, nguyện vọng của họ khi về địa phương.

- Xây dựng đề án và chương trình đón tiếp, trong đó chú ý làm rõ mục đích, yêu cầu, nội dung trao đổi ý kiến. Lên danh sách khách mời làm việc và dự các bữa tiệc chiêu đãi; phân công nhiệm vụ phụ trách cụ thể cho từng cán bộ.

- Lên kế hoạch cụ thể đón ở đâu (sân bay, sân ga, ở địa giới của tỉnh) và trang trí (có cờ, khẩu hiệu không? nội dung thế nào) bố trí ở đâu, đi đường nào cho an toàn và đẹp mắt, đưa về đâu trước, ở đó có ai, làm gì (tặng hoa hay không? Có tiêu binh không?...)
- Phối hợp với các Ban, ngành tổ chức công tác đón tiếp, phân công cho từng Ban, ngành phụ trách các nội dung khác nhau dựa trên đề án đã được Lãnh đạo duyệt:

* Văn phòng Tỉnh uỷ, Uỷ ban hoặc bộ phận ngoại vụ chuẩn bị nội dung chính trị, tư liệu cho lãnh đạo Tỉnh, diễn văn, đề án hội đàm, nội dung khẩu hiệu…để làm việc với khách.

* Bộ phận lễ tân chuẩn bị hình thức, mức độ nghi lễ đón tiếp, chuẩn bị cơ sở vật chất: ăn, ở, đi lại, làm việc, tham quan, giải trí.

* Công an lo an toàn, trật tự ở mọi nơi đoàn tới và đi qua.

* Y tế lo phòng bệnh, cấp cứu.

2. Đón khách

- Liên hệ với sân bay, nhà ga hoặc các đồng chí có trách nhiệm trong đoàn khách xác định ngày, giờ khách đến để thông báo cho các cơ quan, các đồng chí có trách nhiệm ở địa phương chuẩn bị đón khách.

- Liên hệ trước với các cơ quan chức năng ở sân bay, ga tàu (Ban giám đốc sân bay, Công an cửa khẩu, Hải quan…) để tranh thủ giúp đỡ giải quyết các thủ tục xuất nhập cảnh, hộ chiếu, hành lý nhanh chóng thuận lợi cho khách

*Đón ở sân bay (nhà ga):

Nếu là Nguyên thủ quốc gia, Thủ tướng tới thăm thì:

- Sân bay treo cờ hai nước, trang trí cờ, khẩu hiệu chào mừng đoàn.
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Thành phố, Tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ…đón tại cầu thang máy bay, cửa toa (nếu đi tàu hoả), cửa xe (nếu đi xe hơi), giới thiệu những người ra đón (xếp hàng theo vị trí từ cao xuống thấp) rồi đưa khách lên xe

- Xe trưởng đoàn cắm cờ hai nước.

- Xe cảnh sát dẫn đường lúc đón, tiễn và các hoạt động khác.

- Tặng hoa Trưởng đoàn và phu nhân (nếu có).

* Đón ở địa giới tỉnh, thành phố:

- Phó Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc Sở Ngoại vụ…
- Xe Trưởng đoàn cắm cờ hai nước, có xe cảnh sát dẫn đường.

- Không có cờ, khẩu hiệu ở địa giới Tỉnh.

* Đón ở trụ sở UBND tỉnh, thành phố:

- Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố, Ngoại vụ và đại biểu các ngành.

- Nhà UBND treo cờ hai nước, trang trí cờ, khẩu hiệu chào mừng.

- Tặng hoa.

- Tại nhà khách: treo cờ nước khách và trang trí đèn màu. Còn đối với các đoàn cấp thấp hơn thì đơn giản về mức độ, nên thống nhất trước với cơ quan đưa khách về theo tinh thần quyết định số 186 ngày 2/6/1992 của HĐBT.

* Khi khách đến: (tuỳ theo cách đón ở phần 2)

- Mời những người đi đón (cả ta và bạn) ra đón khách

- Tặng hoa và mời đoàn lên xe ôtô về khách sạn, nhà khách.

- Cử cán bộ lễ tân ở lại sân bay lo thủ tục: hộ chiếu, hành lý.

* Ở nhà khách:

- Tại phòng tiếp khách, chủ khách ngồi theo tập quán quốc tế (khách ngồi bên tay phải chủ nhà), chủ giới thiệu người dự, chương trình, nói vài ba câu chào mừng, nâng cốc chào đoàn, không nên nói dài, hoặc đọc diễn văn , sau đó mời khách vào.

- Bố trí nơi nghỉ và sinh hoạt là chủ yếu.

Nguồn: Phòng Lễ tân, hợp tác quốc tế, Sở Ngoại vụ