Trong chuyến thăm đầu tiên của ông tới Vương quốc Anh vào tháng 4 vừa qua, Tổng thống Mỹ Barack Obama đã tặng Nữ hoàng Anh Elizabeth một chiếc máy nghe nhạc iPod do hãng Apple sản xuất. Pamela Eyring, Giám đốc Trường Lễ tân Washington cho rằng "một sản phẩm mua tại cửa hàng của Best Buy không thể là món quà có ý nghĩa đối với Nữ hoàng Anh". Trong khi đó, các quan chức lễ tân của Mỹ được một phen tái mặt khi Đệ nhất Phu nhân Michelle Obama ôm lấy Nữ hoàng. Việc chạm vào Nữ hoàng Anh được cho là hành động xâm phạm nghiêm trọng đối với nghi thức hoàng gia, dù người đó là Phu nhân tổng thống Mỹ. Tuy cả hai cử chỉ trên không làm giới quân sự Anh và Mỹ đối đầu nhưng giới báo chí lại cho rằng hành động đó đã làm lu mờ mục đích chính của chuyến thăm.

Với lễ tân chuyên nghiệp, mọi việc sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và dễ dàng, tuy vậy, mặc cho những nỗ lực và kế hoạch tỷ mỉ của nhiều người, những sự cố lễ tân không mong đợi vẫn có thể xảy ra.

Lỗi tặng quà

Tặng quà là một trong những lĩnh vực nhạy cảm nhất và hay bị "khớp" trong lễ tân ngoại giao. Chrish Young, Trưởng bộ phận Lễ tân của Mỹ nhớ lại cuộc gặp giữa Thống đốc bang Georgia với một vị đại sứ nước ngoài mà không đạt được kết quả nào bởi mặc dù đã lên kế hoạch tặng quà kỹ lưỡng cho vị Đại sứ "nhưng kỳ lạ là phía bên kia đã không chuẩn bị một món quà nào, thậm chí không mang theo một thứ gì trong người, và cũng không thể mở túi áo vest lấy ra một cây viết hay cái gì đó thú vị" để tặng lại. Chrish Young cho rằng "chúng ta nên thông báo trước cho nhân viên của vị khách viếng thăm về việc tặng quà và quà tặng là gì để bảo đảm không để xảy ra bất cứ tình trạng bối rối nào". "Những sai sót thường được xem là tai nạn, điều quan trọng là cách mà bạn sửa đổi từ những sai lầm đó", Nicole Krakora, giám đốc Lễ tân và sự kiện đặc biệt tại Viện Smithsonian của Mỹ nhấn mạnh.

Theo N. Krakora, trong những tình huống như trên, một lời xin lỗi hoặc với một chút mẹo nhỏ sẽ làm tình hình trở nên dễ dàng. Krakora từng chứng kiến phía chủ nhà nhận quà từ một đoàn khách viếng thăm nhưng lại không chuẩn bị gì để tặng lại họ. Người chủ nhận quà từ khách ngay lập tức đã nói rằng "Xin chân thành cảm ơn. Chúng ta đã tính đến điều này như là một phần của chương trình quyên góp cho từ thiện".

Lỗi xếp chỗ

Các chuyên gia về nghi thức lễ tân đều thừa nhận, việc sắp xếp chỗ ngồi cũng là một vấn đề phức tạp khác. Người ta rất nhạy cảm với chỗ ngồi của mình bởi chỗ ngồi liên quan đến cấp bậc, địa vị của họ. Tại một buổi tiệc chiêu đãi long trọng tại phủ tổng thống ở Panama, Krakora được xếp chỗ ngay giữa một vị bộ trưởng và một thương gia người Panama, người muốn trao đổi công việc làm ăn với vị bộ trưởng. Krakora nhớ lại: "trong suốt bữa tiệc, ông thương gia chỉ nói chuyện với ngài bộ trưởng bằng tiếng Tây Ban Nha. Còn khi không nói chuyện với bộ trưởng, ông ta cầm chiếc BlackBerry, nhắn tin và gọi điện, và nói chung là làm đủ mọi việc mà bạn không bao giờ muốn nó xảy ra".

Đôi khi vấn đề nảy sinh  khi một ai đó được xếp chỗ nhưng người được xếp chỗ lại không ngồi đúng vị trí.  Trong tình huống như vậy, theo Krakora, chúng ta cần chuẩn bị chỗ ngồi trước, mời khách theo thứ tự và có chỉ dẫn chu đáo cho khách tham dự để tránh những tình huống “chết đứng" đáng tiếc.

Kiểm soát tình huống

Xếp chỗ và tặng quà có thể là hai lĩnh vực tiềm ẩn nhiều vấn đề phức tạp nhất, nhưng theo Eyring, bản thân bất cứ sự kiện nào cũng đã tiềm ẩn rủi ro.

Shelby Scarbrough, người sáng lập một tổ chức đào tạo nghi thức lễ tân và tổ chức các sự kiện đặc biệt của Mỹ kể lại khi thấy dòng chữ "Sản xuất tại Đài Loan" dưới đáy một đồ sứ đặt tại Bộ Ngoại giao Mỹ, ngay trước khi phái đoàn Trung Quốc đến dự tiệc trưa,  lễ tân của Bộ Ngoại giao Mỹ đã vội vàng tìm một bộ đồ sứ khác thay bộ cũ trên bàn. Tuy nhiên, bộ ấm chén thì có thể kịp thay chứ họ không thể thay đổi toàn bộ bàn tiệc.

 Những thông báo cũng không tránh khỏi việc gặp rắc rối. Khi Chủ tịch Trung Quốc Hồ Cẩm Đào đến thăm Tổng thống Bush trước khi ông Bush hết nhiệm kỳ, trong suốt buổi lễ tiếp đón tại Nhà Trắng, người thông báo thay vì nói "Thưa quý ông và quý bà, quốc ca của nước Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa", lại nói rằng "Thưa quý ông và quý bà, quốc ca nước Cộng hòa Trung Hoa". Theo Young, đó là sự nhầm lẫn tai hại liên quan đến tên gọi chính thức.

Trong một câu chuyện khác, vào năm 2003, trong chuyến thăm nước Anh, gia đình Tổng thống Bush đã tổ chức một bữa tối chào đón Nữ hoàng Elizabeth tại Winfield House, nơi ở của Đại sứ Mỹ ở Anh. McBride, hiện là cố vấn lễ tân kể lại: "Bữa tiệc rất đẹp, tinh tế, với mỗi chi tiết đầy sức lôi cuốn. Nhưng khi Nữ hoàng nâng cốc chúc mừng, chú chó cưng của ngài đại sứ bắt đầu… sủa liên tục". Bí thư phụ trách các vấn đề xã hội của Nhà trắng đã lặng lẽ ôm chú chó và mang ngay ra ngoài. McBride nói thêm, "Lễ tân và ngoại giao không còn giới hạn ở cấp cao nhất của chính phủ, mà đã trở nên phổ biến đối với các quan chức nhà nước, địa phương và các công ty".

Sự nhanh trí, linh hoạt là yếu tố cực kỳ quan trọng đối với các nhân viên lễ tân ngoại giao. Theo Young, "chúng ta đều là con người và những sự việc ở trên đều có thể xảy ra bất cứ lúc nào". Lời khuyên của Scarbrough là đừng lẩn tránh sai sót, nếu sau đó bạn thể hiện được sự lịch sự, tôn trọng trong cách giải quyết vấn đề của mình, sự chân thật luôn đáng được hoan nghênh".