Trước tiên, mọi người nhìn thấy rồi mới nghe chúng ta. Trang phục biểu hiện cách xử sự lịch thiệp mà không cần phát ngôn – mà cơ hội phát ngôn không phải dễ và có nói thì không phải ai cũng lắng nghe. Cha ông ta đã tổng kết về ý nghĩa của trang phục rất cô đọng trong một câu ngạn ngữ “Người quen sợ dạ, người lạ sợ áo quần”

Ăn mặc thích hợp là biết cách xử sự và vì vậy phải tính đến tập quán của từng môi trường, nghề nghiệp và hoàn cảnh cụ thể. Bởi vậy trong những hoạt động chính thức, Ban tổ chức thường có những chỉ dẫn về trang phục in ở góc trái giấy mời cho từng hoạt động cụ thể. Bởi vậy, nếu vì một lý do nào đó, Ban tổ chức không có chỉ dẫn mà ta còn băn khoăn về trang phục thích hợp thì tốt nhất là ta nên hỏi Ban tổ chức hoặc chủ nhà mà không sợ bị coi là không biết ăn mặc thích hợp. Thường thường, trên giấy mời đều có chỉ dẫn về trang phục nếu không ghi thì được coi là thường phục (trường hợp ăn mặc tự do được ghi là casual sử dụng trong những dịp gặp gỡ thân mật bạn bè quen biết trước.).

Các lọai trang phục thông thường trong các họat động giao tiếp lễ tân trên thế giới:

Bộ thường phục: Đây là trang phục thông dụng nhất đối với hầu hết mọi họat động. Với nam giới, là bộ comple veston hoặc áo vest sẫm màu, màu xanh, ghi sẫm hoặc đen, đi kèm áo sơmi trắng hoặc màu sáng và cà vạt, đôi khi có thể mặc thêm áo gilê. Trong tiếng Anh, trang phục này được gọi là “lounge suit”, “business suit” hoặc “business attire”; đôi khi trong tiếng Pháp, người ta gọi đơn giản là “tenue sombre”. Ngọai trừ những trường hợp nghi lễ chính thức, trước 18 giờ, ta có thể chọn màu khác, miễn là màu sẫm. Một bộ trang phục sáng màu thực ra chỉ được dùng vào mùa hè và luôn luôn trước 18 giờ, không dùng trong tiệc chiều. Màu trắng dành cho các tiệc có tính chất dân dã. Đối với nữ giới, có thể lựa chọn giữa “váy mặc buổi chiều” hoặc bộ vest nữ cho các họat động trước 18 giờ. Đối với các họat động sau 18 giờ hoặc trong tiệc buổi chiều, có thể mặc một bộ váy và áo sơmi, hoặc áo dài cộc tay hay bộ áo vest nữ.

Bộ trang phục vest đen ngắn: còn gọi là trang phục đi thăm “tenue de visite” hay là áo vest thụng đen “chancery jacket” bao gồm một áo vest đen, một quần có kẻ sọc và một càvạt đen hoặc xám. Trang phục này được mang trong những lễ nghi trang trọng, ví dụ như lễ tưởng niệm các liệt sĩ.

Bộ trang phục smoking hay “càvạt đen”: là bộ trang phục được sử dụng nhiều nhất nhằm làm tăng tầm vóc của họat động tối. Người ta không bao giờ mặc nó vào buổi chiều trước 17 giờ và cũng không mặc vào tiệc chiều. Áo vest, màu đen hoặc màu xanh sẫm có ve áo bằng lụa cùng màu, đơn hoặc đan chéo. Nếu là ve đơn sẽ kèm thêm một áo gilê đen. Cổ thắt nơ đen hoặc xanh sẫm, tuyệt đối không mang nơ trắng hoặc màu sặc sỡ khác. “ Smoking” là từ tiếng Pháp, từ tương ứng trong tiếng Anh là “black tie”  hoặc “Tuxedo”.

Lễ phục: Trang phục này có hai lọai: bộ mặc ban ngày, trước 18 giờ và bộ mặc buổi tối, sau 18 giờ.

Trước 18 giờ: trang phục nghi lễ: Bộ trang phục mặc ban ngày  được gọi là trang phục nghi lễ, áo khoác hoặc áo vest buổi sáng, tiếng Anh gọi là “cut away” hoặc “morning coat”. Áo vest, màu xám hoặc đen, thân sau để dài trùm hông, quần kẻ sọc xám hoặc trắng. Nữ giới mặc váy ngắn, kèm găng tay, mũ và một áo khoác ngoài nếu trời lạnh hoặc vào mùa lạnh.

Sau 18 giờ: Trang phục “cà vạt trắng”: Được mặc vào buổi tối, bộ quần áo có các tên gọi: “cà vạt trắng” “trang phục dạ hội”, “trang phục vũ hội”, và cũng là “trang phục nghi lễ” đối với một lễ nghi tiến hành sau 18 giờ. Áo cũng được cắt giống như trang phục buổi sáng: phía sau áo cũng được để dài nhưng không trùm hông. Áo và quần nhất thiết phải có màu đen, cà vạt và gilê màu trắng. Với nữ giới, trang phục là váy dài, bổ sung thêm găng tay ngắn nếu tay áo dài hoặc găng tay dài trùm lên tới tận khủyu tay nếu như tay áo ngắn. Đây là trang phục dự các nghi lễ buổi tối, các bữa ăn tối quan trọng và đi dạ hội.

Nước ta có quy định của Thủ tướng Chính phủ về trang phục của công chức tại công sở và trong các hoạt động chính thức. Cán bộ ở trong nước hiện nay đang thực hiện quy định này, theo đó, nam giới mặc comple, nữ giới mặc bộ quần áo dài dân tộc trong các hoạt động chính thức.

- Chiếc áo dài dân tộc: với kiểu cách may thêu hợp thời trang, là thế mạnh của người phụ nữ Việt Nam, vừa đậm đà bản sắc dân tộc, vừa tăng vẻ duyên dáng cho nữ giới, được nhiều người nước ngoài trầm trồ khen ngợi. Trong các hoạt động ít nhiều mang tính chất lễ tân chính thức, các chị nên mặc áo dài.  Tất nhiên các chị có thể mặc đồ âu nếu các chị thấy hợp và yêu thích. Đối với các hoạt động không chính thức có thể mặc tự do, thoải mái hơn, miễn là sạch sẽ, lịch thiệp và phù hợp với hoàn cảnh của mỗi hoạt động, với màu da, thân hình và độ tuổi của từng người. Nhưng xin lưu ý rằng trong hoạt động đối ngoại, “ăn mặc thoải mái” không có nghĩa là mặc thế nào cũng được. Sự thoải mái trong đối ngoại có giới hạn của nó và phải được dư luận quốc tế cũng như trong nước chấp nhận.

Căn cứ vào tính chất và tầm quan trọng của từng hoạt động, vào thời tiết của từng mùa và thời gian tổ chức để chọn trang phục. Ví dụ được mời dự chiêu đãi vào buổi trưa mùa hè thì nên chọn trang phục mỏng, sáng màu; nếu chiêu đãi vào buổi tối mùa đông thì có thể chọn đồ dày hơn và sẫm màu.

- Đối với nữ giới, trang điểm và trang sức cần lịch sự, giản dị và tinh tế. Sự cầu kỳ, ý khoe của, màu sắc sặc sỡ, trang điểm lòe loẹt không hợp với những người đi hoạt động đối ngoại. Dùng nước hoa chỉ cần thoang thoảng nhẹ, nếu quá nồng nặc sẽ làm cho người xung quanh khó chịu và tìm cách tránh xa. Ngoài ra, không được trang điểm hoặc cắt móng tay trước mặt khách.