Hồ sơ đề nghị cấp Hộ chiếu Công vụ bao gồm:
1. Quyết định cử/cho phép cán bộ đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền (Tỉnh ủy hoặc HĐND tỉnh hoặc Ủy ban Nhân dân tỉnh, tùy theo đối tượng): Bản chính, chữ ký mực
Trong đó, Quyết định cần ghi rõ và chính xác số quyết định, ngày tháng năm cấp quyết định; tên họ, chức vụ; là công chức, viên chức nhà nước có đầy đủ loại, bậc, ngạch (hoặc nhiệm kỳ bầu cử); nước đến; ngày đi ngày về; kinh phí chuyến đi (do ai chịu trách nhiệm).
2. Thư mời (của phía nước ngoài): bản photocopy kèm bản dịch sang tiếng Việt
3. Tờ khai để cấp hộ chiếu công vụ: bản chính, dán hình 4 x 6 có đóng dấu giáp lai, có ghi đầy đủ xác nhận của thủ trưởng cơ quan quản lý trực tiếp với dấu và chữ ký rõ ràng
Lưu ý điền đầy đủ vào tờ khai:
- Số Chứng minh nhân dân, ngày tháng năm sinh, nơi sinh (tên các tỉnh mới hiện tại);
- Điền đầy đủ tên cha, mẹ, tên vợ (chồng), con cái (đang sống, đã chết hoặc đang ở nước ngoài);
- Điền đầy đủ và chính xác chi tiết địa chỉ hộ khẩu thường trú;
- Ghi rõ mã ngạch, bậc, loại công chức, viên chức;
- Phần xác nhận của thủ trường cơ quan quản lý trực tiếp cần được ghi đầy đủ, dấu và chữ rõ ràng
4. 02 hình 4x6 để làm hộ chiếu: hình mới nhất (không quá một năm), phông hình màu trắng, chụp thẳng, mặt lớn, trang phục chỉnh tề, không mặc quân phục, trang phục ngành, không đeo kính màu (lưu ý: hình dán tờ khai và hình làm hộ chiếu phải giống nhau).
5. Bản sao giấy CMND (02 mặt CMND phải photo trên cùng một mặt giấy A4)
6. Yêu cầu nộp lại hộ chiếu cũ (đã hết hạn hoặc chưa hết hạn mà có nhu cầu cấp mới).
7. Quyết định tuyển dụng công chức, viên chức (áp dụng đối với các đối tượng sinh sau năm 1975)
8. Giấy giới thiệu của cơ quan nơi công tác (đối với trường hợp đến làm hộ chiếu thay): bản chính