a) Lấy ý kiến bằng văn bản của cơ quan quản lý ngành liên quan đến lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo trước khi nộp hồ sơ tại Sở Ngoại vụ. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

                   b) Có công văn, tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) nộp tại Sở Ngoại vụ. Thời hạn trình ít nhất là 10 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

           Công văn, tờ trình, đề án hoặc kế hoạch tổ chức phải nêu rõ:

           - Lý do, mục đích của hội nghị, hội thảo;

           - Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

           - Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);

           - Nội dung, chương trình làm việc chi tiết, tài liệu, tập gấp, tờ rơi (nếu có) và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo; tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt;

           - Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

           - Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (đại biểu nước ngoài cần cung cấp rõ quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu).

           - Cung cấp thông tin về báo cáo viên người nước ngoài trình bày trong hội nghị, hội thảo (lý lịch trích ngang chi tiết, trình độ chuyên môn).

           - Nguồn kinh phí (cơ quan, tổ chức nào chi trả, phối hợp chi trả).

           - Ý kiến của các cơ quan chuyên môn về nội dung hội nghị, hội thảo.

           -  Đối với các công ty, doanh nghiệp tư nhân tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động theo đúng ngành nghề đăng ký

 * Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp tại Sở Ngoại vụ gồm 02 bộ. Nộp trước 15 ngày diễn ra hội thảo