Ngày 05 tháng 05 năm 2010, Ủy ban Nhân dân tỉnh có Công văn số 1755/UBND-ĐN  giao  trách nhiệm cho Sở Ngoại vụ chủ trì phối hợp với Cục Lãnh sự -Bộ Ngoại giao tổ chức thực hiện việc thủ tục nộp và trả hồ sơ cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ qua đường bưu điện.

         Trên cơ sở hướng dẫn của Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ thông báo quy trình thủ tục nộp và trả hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và đề nghị cấp công hàm (nếu đi các nước phải xin thị thực) qua đường bưu điện được thực hiện như sau:

         I. Thủ tục cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước (tại Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao)

1.      Các văn bản hiện hành quy định việc cấp hộ chiếu cho công dân Việt Nam bao gồm:

         - Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam;

         - Thông tư số 02/2008/TT-BNG ngày 04/02/2008 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước và nước ngoài theo Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam

         - Thông tư số 66/2009/TT-BTC ngày 30/3/2009 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp hộ chiếu, thị thực, giấy tờ về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh và cư trú tại Viẹt Nam

         2. Những đối tượng được cấp và giá trị của hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ :

         - Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được cấp cho những đối tượng nhất định ra nước ngoài để thực hiện các nhiệm vụ chính thức (Thực hiện công việc chính thức của nhà nước mà do Nhà nước hoặc bên mời đài thọ kinh phí). Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ có giá trị không quá 05 năm tính từ ngày cấp và được gia hạn một lần tối đa không quá 03 năm (việc gia hạn chỉ được tiến hành khi có văn bản hoặc quyết định cử đi công tác nước ngoài). Việc gia hạn phải được thực hiện trước khi hộ chiếu hết hạn ít nhất 30 ngày.

         - Các đối tượng thuộc diện được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thực hiên theo Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam như sau:

         a) Những đối tượng được cấp hộ chiếu ngoại giao ở địa phương (Điều 6 Nghị định 136)

         - Đại biểu Quốc hội đi nước ngoài khi có văn bản cho phép của Lãnh đạo Quốc hội;

         - Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh ủy, Thành ủy các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

         - Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

         - Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

         - Vợ hoặc chồng của những người nêu trên cùng đi theo hành trình công tác với người đó.

         b) Những đối tượng được cấp hộ chiếu công vụ ở địa phương (Điều 7 Nghị định 136)

         -  Cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;

         - Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân đi công tác theo Quyết định của Bộ Quốc phòng và Bộ Công an;

         - Cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước thuộc quản lý theo ngành dọc (Toà án Nhân dân, Viện kiểm sát Nhân dân, Thuế, Kho bạc, Hải quan…) đi công tác theo quyết định của cơ quan chủ quản ngành dọc.

         3. Thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

         a) Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu gồm (Điều 14 Nghị định 136):

         - 01 tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu. Người đề nghị cần điền đầy đủ các nội dung trong Tờ khai, ký trực tiếp, có xác nhận, đóng dấu của cơ quan trực tiếp quản lý nhân sự

         - 03 ảnh giống nhau (01 ảnh dán trong tờ khai và 02 ảnh đính kèm theo), cỡ 4x6cm, chụp trên nền màu trắng (nền màu trắng vì do hộ chiếu in phun ảnh), mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, chụp chưa quá 1 năm (vì hộ chiếu có giá trị đến 5 năm, nếu ảnh cũ và trẻ thì khi làm thủ tục xuất cảnh qua công an cửa khẩu của Việt Nam cũng như các nước sẽ khó nhận dạng sẽ gây khó khăn cho đương sự), mặc thường phục (vì có cấp hộ chiếu cho những lực lượng vũ trang quân đội, công an…tránh ảnh mặc như vậy khi ra nước ngoài), trong đó 1 ảnh dán vào Tờ khai có đóng dấu giáp lai vào ¼ ảnh, 2 ảnh đính kèm

         * Lưu ý: Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong quân Quân đội Nhân dân, Công an Nhân dân, cán bộ, nhân viên các ngành có sắc phục riêng nộp ảnh mặc thường phục.

         (Trong tờ khai cấp hộ chiếu đề nghị ghi đúng số chứng minh thư nhân dân và nộp thêm bản phôto chứng minh thư để đối chiếu khi cấp hộ chiếu)

         Ví dụ: Tờ khai xin cấp hộ chiếu của Ông Nguyễn Văn A, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện B, thì phần xác nhận trong Tờ khai sẽ do đồng chí Phó Chủ tịch huyện B xác nhận và đóng dấu của Ủy ban Nhân dân huyện B, lưu ý không đóng dấu xác nhận của Ủy ban Nhân dân tỉnh hoặc cơ quan khác vào tờ khai.

         - Văn bản của cơ quan có thẩm quyền nêu tại khoản 1 điều 32 Nghị định 136 về việc cử hoặc quyết định cho đi nước ngoài, trong đó:

         + Ghi rõ  họ tên, chức danh, mã ngạch, bậc của công chức, viên chức của người được cử hoặc cho phép đi nước ngoài, nước đến, thời gian ở nước ngoài, mục đích, nguồn kinh phí cho chuyến đi. Trường hợp là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp thì ghi rõ chức vụ, cấp hàm (để xem xét cấp hộ chiếu công vụ, vì sĩ quan ở các lực lượng vũ trang như quân đội nhân dân, công an nhân dân làm doanh nghiệp)

         + Văn bản nộp phải được người có thẩm quyền ký trực tiếp (chữ ký mực không phải chữ ký scan, không phải chữ ký photo để tránh giả mạo chữ ký ) và đóng dấu cơ quan, nếu văn bản có từ 2 trang trở lên thì phải có dấu giáp lai giữa các trang, nếu in giấy hai mặt thì mặt trước phải có đóng dấu treo hoặc giáp lai, hoặc ký và đóng dấu cả 2 trang

         + Nếu có sửa đổi, bổ sung trong văn bản, thì phải đóng dấu lên các sửa đổi bổ sung đó.

         - Hộ chiếu cũ đã hết hạn (nếu có) để làm thủ tục huỷ hộ chiếu cũ. (Trường hợp mất hộ chiếu phải có công văn thông báo của cơ quan chủ quản của người được cấp hộ chiếu).

         - Bản sao hai mặt chứng minh thư nhân dân trên trang giấy A4 (không cần công chứng); 

         - Bản sao thư mời;

         -  Bản photo Quyết định tuyển dụng (áp dụng cho các đối tượng sinh năm 1975 trở về sau)

            b) Thủ tục gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ:

         * Gia hạn hộ chiếu:

 Hồ sơ gồm:

-   Tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu theo mẫu (dán ảnh và xác nhận như tờ khai cấp hộ chiếu)

-   Hộ chiếu (lưu ý hộ chiếu còn hạn ít nhất 30 ngày, nếu hộ chiếu hết hạn hoặc còn thời hạn dưới 30 ngày thì phải làm thủ tục cấp hộ chiếu mới).

-   Văn bản cử hoặc quyết định cho đi nước ngoài (như điểm 2 nêu trên của thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ)

* Lưu ý: Không gia hạn hộ chiếu loại dán ảnh (cấp trước ngày 01/11/2005) (lý do là hộ chiếu loại cũ là hộ chiếu dán ảnh, còn hộ chiếu loại mới là hộ chiếu in phun ảnh).

         - Trường hợp đi các nước phải xin thị thực, thì nộp thêm bản chụp giấy mời của phía mời nước ngoài hoặc những thông tin về tên tổ chức, cá nhân ở nước ngoài mời, nội dung, thời gian làm việc….để làm công hàm xin thị thực.

         * Hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu gồm:

         - Tờ khai đề nghị bổ sung, sửa đổi hộ chiếu theo mẫu;

         - Hộ chiếu;

         - Giấy tờ chứng minh việc sửa đổi, bổ sung hộ chiếu là cần thiết

         c) Thủ tục xin công hàm:

            - Văn bản cử đi nước ngoài

            - Tờ khai đề nghị cấp công hàm theo mẫu

          - Bản photo giấy mời của phía nước ngoài hoặc của những thông tin về tên tổ chức, cá nhân ở nước ngoài mời

         - Hộ chiếu có giá trị từ 6 tháng trở lên

         * Lưu ý:

         - Việc xin thị thực vào các nước thì đương sự hoặc cơ quan cử cán bộ đi công tác nước ngoài hoặc cơ quan được Ủy ban Nhân dân tỉnh, Thành phố ủy quyền trực tiếp nộp hồ sơ xin thị thực đến cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam để xin thị thực vào nước đó (sau khi đã được Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh cấp công hàm)

         - Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) là cơ quan có thẩm quyền duy nhất cấp công hàm đề nghị cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam để cấp thị thực cho các cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước mang hộ chiếu  ngoại giao, hộ chiếu công vụ đi công tác nước ngoài.

         II. Quy định về việc quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ:

         Thực hiện theo Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và Quyết định số số 1195/2008/QĐ-UBND ngày 19 tháng 5 năm 2008 của Uỷ ban Nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế về Ban hành quy chế quản lý việc ra nước ngoài của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan ban ngành của tỉnh Thừa Thiên Huế.

         III. Biểu giá lệ phí

1.      Lệ phí hộ chiếu, công hàm: Theo thông tư số 66/2009/TT-BTC ngày 30/3/2009 của Bộ Tài chính)

2.      Cước phí gửi qua đường bưu điện: Thực hiện theo Hợp đồng ký kết giữa Cục Lãnh sự -Bộ Ngoại giao và Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh bưu điện, Cục Lãnh sự -Bộ Ngoại giao thông báo như sau:

Cước phí trọn gói cho mỗi bưu gửi (phong bì nghiệp vụ E5/1, 30cm x 28 cm),

a.       Gói cước 1: 275.000 VNĐ/ 1 bưu gửi

Cước phí cho bưu gửi từ cơ quan ngoại vụ địa phương (Thừa Thiên Huế) đến Cục Lãnh sự -Bộ Ngoại giao và ngược lại

b.      Gói cước 2: 198.000 VNĐ/ 1 bưu gửi

Cước phí cho bưu gửi từ Cơ quan ngoại vụ địa phương (Thừa Thiên Huế) đến Cục Lãnh sự -Bộ Ngoại giao

* Ghi chú: Hai gói cước trên đã bao gồm cước chuyển tiền lệ phí làm hộ chiếu, các giấy tờ liên quan và bao gồm thuế GTGT.

c. Gói cước 3:  100.000 VNĐ/ 1 bưu gửi

-   Cước phí cho bưu gửi từ Cục Lãnh sự -Bộ Ngoại giao đến Cơ quan Ngoại vụ địa phương (Thừa Thiên Huế)

            IV. Quy trình  và thời gian tiếp nhận hồ sơ xin cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, công hàm gửi Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và nhận kết quả qua đường bưu điện được thực hiện tại Sở Ngoại vụ Thừa Thiên Huế, gồm các bước sau:

         1. Quy trình tiếp nhận hồ sơ:

         - Bước 1:  Sở Ngoại vụ tiếp nhận hồ sơ đối với từng loại thủ tục như đã nêu ở trên và kiểm tra các nội dung sau:

         - Kiểm tra tờ khai xin cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc tờ khai xin gia hạn, sửa đổi bổ sung hộ chiếu của người đề nghị đã điền đầy đủ và đúng các mục, đối chiếu số chứng minh thư nhân dân và phần ghi trong tờ khai (họ tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh thư_

-   Kiểm tra ảnh có đúng với quy định

-    Phần xác nhận tờ khai lưu ý là do cơ quan quản lý trực tiếp ký và đóng dấu xác nhận, dấu đóng giáp lai ảnh và dấu xác nhận phải cùng một loại dấu.

-    Đối chiếu họ tên trong văn bản hoặc quyết định cử đi nước ngoài với tờ khai xin cấp hộ chiếu có đúng họ tên, kể cả tên đệm.

-   Đối chiếu nội dung khai phần nhân thân trong tờ khai với nội dung nhân thân đã được in trong hộ chiếu cũ đã được cấp (nếu có)

         - Xem kỹ văn bản hoặc quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài:

   +  Văn bản phải ghi rõ họ tên, chức danh, mã ngạch, bậc của công chức, viên chức của người được cử hoặc cho phép đi nước ngoài , nước đến, thời gian ở nước ngoài, mục đích, nguồn kinh phí cho chuyến đi. Trường hợp là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp thì ghi rõ chức vụ, cấp hàm.

   + Văn bản phải được đóng dấu mực và chữ ký tươi (không chấp nhận chữ ký scan hoặc photo) của người có thẩm quyền hoặc đã được ủy quyền

         + Văn bản có từ 2 trang trở lên thì phải có dấu giáp lai giữa các trang, nếu in giấy hai mặt thì mặt trước phái có đóng dấu treo hoặc giáp lai

         +  Cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan nào thì cơ quan đó ra quyết định (Tỉnh ủy, Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân)

         - Trường hợp đi những nước phải xin thị thực, thì nộp thêm bản chụp giấy mời của phía nước ngoài hoặc những thông tin về tên tổ chức, cá nhân ở nước ngoài mời, nội dung, thời gian làm việc để làm công hàm xin thị thực

         - Yêu cầu đưong sự nếu có hộ chiếu cũ thì gửi kèm hồ sơ, nếu hộ chiếu sắp hết hạn (còn giá trị ít nhất 30 ngày) thì phải yêu cầu gia hạn hộ chiếu, nếu hết hạn hoặc hộ chiếu còn giá trị dưới 30 ngày thì yêu cầu đương sự nộp tờ khai làm hộ chiếu mới

         - Trường hợp mất hộ chiếu thì phải có công văn thông báo đề nghị huỷ hộ chiếu bị mất

         -  Kiểm tra trong văn bản hoặc Quyết định cử đi nước ngoài có bao nhiêu người trong đoàn, xem đã đủ tờ khai và hộ chiếu các thành viên trong đoàn hay chưa.

            - Yêu cầu đương sự nộp hồ sơ chậm nhất là 10 ngày trước ngày dự định xuất cảnh (nếu nhập cảnh vào nước được miễn thị thực). Nộp sớm hơn (từ 2 đến 4 tuần) nếu nhập cảnh vào nước phải xin thị thực

   - Bước 2:  Cán bộ phụ trách của Sở Ngoại vụ gửi hồ sơ đối với từng loại thủ tục như đã nêu ở trên đến Cục Lãnh sự -Bộ Ngoại giao qua đường bưu điện (dịch vụ EMS mà Bộ Ngoại giao đã hợp đồng)

         - Bước 3: Cục Lãnh sự -Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ đối với từng loại thủ tục trên và trả kết quả cho Sở Ngoại vụ qua đường bưu điện.

-   Bước 4:  Cán bộ phụ trách của Sở Ngoại vụ Nhận kết quả từ Cục Lãnh sự -Bộ Ngoại giao, kiểm tra và trả kết quả cho đương sự

3.      Thời gian thực hiện:

a)      Đối với việc xin cấp hộ chiếu mới: không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

b)     Đối với gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu ngoại giao, công vụ trong thời hạn :  không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

c)     Đối với việc xin công hàm: cùng với thời gian đối với từng loại thủ tục trên