1. Ngôi thứ ngoại giao

Ngôi thứ ngoại giao là một trong những nội dung quan trọng của Lễ tân Ngoại giao, ngôi thứ ngoại giao thường được xác định dựa trên một số nguyên tắc sau:

- Sự bình đẳng giữa các nước: Các nước có chủ quyền đều bình đẳng với nhau nên nguyên tắc bình đẳng giữa các nước được tôn trọng như một trong những thành tựu quý báu nhất trong sự phát triển của quan hệ quốc tế. Nguyên tắc bình đẳng này còn bao hàm việc xác định chuẩn bị để dành cho khách sự thịnh tình tương xứng với họ.

- Nguyên tắc tôn ti trật tự: Người trên trước, người dưới sau.

- Nhường chỗ: Khách nước ngoài đến thăm được xếp trước khách thuộc nước chủ nhà hay ít ra trong buổi lễ họ được dành một vị trí ưu đãi.

- Ngôi thứ không uỷ quyền: Có nghĩa là một người khi đại diện một người khác thì không thể được đối xử như người mình đại diện trừ trường hợp người thay thế cùng cấp với người được thay thế. Tuy nhiên, đối với nguyên thủ quốc gia vì không có người ngang cấp tương đương nên được dành cho người đại diện (phó Thủ tướng hay Bộ trưởng) sự đối xử trọng thị như được dành cho Nguyên thủ quốc gia.

- Lịch sự với phụ nữ: Trong ngoại giao các quan chức nam giới chỉ nhường chỗ cho phụ nữ khi người phụ nữ đó có cùng cấp bậc.

- Các cặp vợ chồng: Tại một buổi lễ hay buổi biểu diễn người ta xếp các cặp vợ chồng với nhau theo cấp bậc của người giữ cương vị được mời (tại bàn tiệc cách sắp xếp lại khác).

- Các nhân vật tôn giáo: Trong các buổi lễ thường các chức sắc tôn giáo xếp sau các quan chức dân sự nhưng nguyên tắc này cần được điều chỉnh tuỳ theo chức tước, tuổi, địa điểm và hoàn cảnh.

- Thứ tự chữ cái: Thứ tự chữ cái là cách thường dùng để xác định ai trước ai sau. Nguyên tắc này nhằm thực hiện triệt để sự bình đẳng giữa các đại biểu, phái đoàn hay quốc gia. Ngôn ngữ lựa chọn sẽ là ngôn ngữ nơi diễn ra sự kiện hoặc ngôn ngữ chính thức của tổ chức hay một ngôn ngữ khác do các bên thoả thuận.

2. Chỗ ngồi

Trong lễ tân nhà nước, việc sắp xếp chỗ ngồi là một vấn đề hết sức quan trọng. Thực chất, điều cốt yếu nằm trong vấn đề ngôi thứ. Những khó khăn trong việc sắp xếp ngôi thứ thường phát sinh khi có các cuộc gặp gỡ của các nhân vật cao cấp và của các nhà ngoại giao. Để tránh những sai lầm trong vấn đề bố trí vị trí danh dự thì điều đầu tiên ta phải cần biết ngôi thứ của những người tham gia hoạt động đó. Vị trí các ngôi thứ càng rõ thì nhà tổ chức càng có cơ may tránh được những sai lầm trong việc bố trí chỗ ngồi.

Vị trí danh dự: trong cuộc gặp gỡ của các nhân vật ngoại giao, bên phải luôn được công nhận là vị trí ưu tiên.

a/ Việc bố trí thứ tự ưu tiên: khi các quan chức xuất hiện trên lễ đài tuỳ thuộc vào cách bố trí các thứ tự ưu tiên trên đoàn Chủ tịch. Theo tập quán chung có những cách bố trí như sau:

- Khi lên thang gác và khi ra lễ đài mà vị trí ưu tiên ở đầu hàng thì người có vị trí cao nhất đi đầu hàng rồi tiếp sau theo thứ tự giảm dần.

- Khi vị trí ưu tiên ở cuối hàng thì ngôi thứ theo thứ tự từ cuối hàng đi lên đầu hàng và người có vị trí thấp đi trước.

- Trường hợp nhân vật cao nhất đi giữa thì người có vị trí thứ hai đi trước nhân vật đó. Vị trí thứ 3 đi sau. Tuy nhiên, để làm nổi bật vị trí ưu tiên, gần đây người ta thường bố trí nhân vật có vị trí cao nhất xuất hiện trước, tiếp theo là người ngồi kế tiếp cho đến người ngồi cuối cùng của nửa hàng bên trái và tiếp theo là người ngồi kế tiếp của nửa hàng bên phải từ giữa trở ra cho đến hết hoặc ngược lại.

- Trường hợp đi theo hàng ngang thì tuỳ trường hợp mà bố trí người có vị trí cao nhất đi ở phía cuối bên phải hoặc cuối bên trái hoặc ở giữa.

- Nếu số người là số chẵn thì lấy vị trí số 1 ở nửa hàng bên phải làm vị trí ưu tiên, giống như treo cờ. Đây cũng là cách vận dụng để phù hợp với nguyên tắc ưu tiên bên phải.

b/ Vị trí ưu tiên chỗ ngồi trên ô tô: Trong cách sắp xếp chỗ ngồi trong ô tô trong Lễ tân ngoại giao được thực hiện theo nguyên tắc sau (nhìn theo hướng nhìn của người ngồi trong xe):

- Khách chính hoặc người có chức vụ cao nhất, ngồi vào chỗ ngồi danh dự bên phải ghế sau xe (chếch với lái xe). Nếu treo cờ thì cờ của nước khách treo bên phải, cờ nước chủ nhà treo bên trái.

- Vị trí của chủ nhà là ở sau lái xe. Nếu có 3 người cùng ngồi chung ghế sau lái xe thì chỗ giữa đựơc coi là chỗ thứ 3 về tầm quan trọng.

- Bảo vệ, phiên dịch hay cán bộ tháp tùng ngồi đằng trước cạnh lái xe. Nếu cần phiên dịch thì bảo vệ nhường, đi xe trước.

- Nếu xe ôtô có ghế phụ (ghế gấp), thì xếp người thứ 3 ngồi ghế phụ. Không nên xếp 3 người cùng ngồi ghế sau.

- Nếu trong đoàn có cả vợ lẫn chồng, chủ và khách sẽ lên xe đầu, xe tiếp theo sẽ là xe của vợ (hoặc chồng).Trường hợp theo yêu cầu của khách cả vợ và chồng cùng ngồi một xe thì vị trí vợ chồng khách sẽ là vị trí thứ nhất và thứ ba.

Những điều cần lưu ý:

- Người lái xe bao giờ cũng phải đỗ xe phía người khách chính ngồi, trước cửa nhà khách, cửa ga... để khách xuống xe là trực diện với chủ nhà đón khách và là người bắt tay chủ nhà trước tiên.

- Người tháp tùng không bao giờ xuống xe trước khách, trừ người phiên dịch hoặc lái xe, bảo vệ phải nhanh chóng xuống xe để mở cửa cho khách.

- Đối với khách quý, thường bố trí người đứng tại chỗ để mở cửa xe và đóng cửa xe cho khách.

- Khách chính có phu nhân đi cùng, có thể xếp phu nhân ngồi bên phải và khi xe đỗ, phu nhân xuống trước chồng và bắt tay chủ nhà trước tiên.

Chỗ ngồi trong xe ô tô:

(trường hợp 3 người)

--------------------------------------------------

........................................................................

(trường hợp 4 người có ghế phụ)

c/ Vị trí danh dự trong ký kết các văn bản: nếu ký 2 cột thì vị trí ưu tiên nằm phía trên cột bên trái người đọc, vị trí thứ 2 phần trên bên phải người đọc, vị trí thứ 3 nằm phần dưới của cột bên phải.

Vị trí số 1------------------  Vị trí thứ 2

                                                     Vị trí thứ 3

- Nếu ký theo hàng dọc thì vị trí ưu tiên tất nhiên là ở hàng đầu.

- Nếu ký theo hàng ngang thì vị trí ưu tiên ở bên trái tờ giấy, tức là phía phải người ký.

- Trong việc ký kết các văn kiện quốc tế, người ta áp dụng luật luân phiên ký đầu, nghĩa là tên các Nguyên thủ hoặc đại diện toàn quyền nằm ở vị trí ưu tiên trong các văn kiện dành cho họ. Trong phần mở đầu, tên quốc gia đó được ghi trên tên tất cả các quốc gia khác, các nhà thương thuyết của quốc gia đó được ký ở vị trí số 1 trong các văn kiện sẽ giao cho họ. Điều đó có nghĩa là mỗi quốc gia tham gia ký kết lần lượt giữ vị trí số 1 trong các văn kiện quốc tế. Đây là tập quán đã có từ lâu và không thay đổi.

d/ Vị trí danh dự trong chiêu đãi

Chiêu đãi là một hình thức hoạt động phổ biến trong giao tiếp. Chính trong hoạt động này là nơi có nhiều đối tượng thuộc nhiều thành phần, tuổi tác, địa vị xã hội, giới tính tham dự nhiều nhất; có sự đan xen giữa khách và chủ. Việc xác định vị trí danh dự và sắp xếp chỗ ngồi trong một bàn tiệc cũng như trong bữa tiệc cần phải được nhà tổ chức hoặc chủ tiệc quan tâm đặc biệt, nhất là khi có Nguyên thủ quốc gia tham dự.

Trong phòng tiệc:

Theo tập quán chung, chỗ ngồi danh dự thường đối diện với cửa ra vào. Nếu cửa ra vào ở một bên thì vị trí danh dự là ở vị trí đối diện với các cửa sổ. Tập quán này cũng được áp dụng đối với các cuộc hội đàm. Ngay cả khi cửa ra vào ở chính giữa.

Vị trí danh dự tại bàn tiệc: Vị trí danh dự trong bàn tiệc phụ thuộc vào việc chủ tiệc chọn loại bàn nào để chủ trì một bữa tiệc, có nhiều bàn tiệc hay chỉ một bàn tiệc, trong bữa tiệc có phu nhân hoặc phu quân chủ tiệc tham gia hay không.

Nếu có buổi tiệc chỉ có nam giới tham dự, chỗ ngồi danh dự ở bên phải chủ tiệc, hoặc có thể là ở phía đối diện. Đây cũng là cách thể hiện sự quan tâm đối với khách, coi như hai người cùng chủ trì bàn tiệc.

Khi vợ chủ nhà cùng ngồi dự thì hai vợ chồng ngồi đối diện nhau, vị trí danh dự ở phía tay phải bà chủ, phu nhân khách ngồi phía bên phải ông chủ. Cách bố trí bàn tiệc kiểu này tạo ra một trung tâm nói chuyện tại giữa bàn. Cách này thường vận dụng khi chiêu đãi một số đoàn chính thức, nhưng thực khách không quá đông để có thể kê nhiều bàn. Để tránh một số trường hợp một số khách mời không hài lòng vì phải ngồi đầu bàn, nhất là các quan khách đều có cấp bậc tương đương nhau, và ít người (khoảng 10-12 cặp vợ chồng), người ta bố trí chủ tiệc và vợ ngồi đầu hai bàn, như vậy sẽ tạo thành hai trung tâm nói chuyện. Đây là theo tập quán của Anh và thường được giới ngoại giao áp dụng khi mời cơm tối. Trong một vài trường hợp, chủ tiệc muốn nhường chỗ cho một nhân vật mà chủ tiệc muốn đặc biệt đề cao, chủ tiệc có thể mời ông ta ngồi đối diện với vợ chủ tiệc, còn chủ tiệc sẽ ngồi bên phải người phụ nữ số 1 hoặc ngồi ở vị trí cuối cùng, sau các nhân vật có vị trí xã hội hoặc tuổi tác cao hơn.

Khi có nhiều khách, phải kê hai bàn hoặc hơn nữa thì chủ tiệc và vợ họăc chồng chủ tiệc cùng một số khách chính chia nhau chủ trì các bàn tiệc.

Trong các buổi yến tiệc của Nguyên thủ quốc gia hoặc người đứng đầu Chính phủ, với số lượng hàng chục, thậm chí hàng trăm khách tham dự, người ta thường bố trí nhiều bàn tròn, bàn hình bán nguyệt, hình chữ I, trong đó khách tham dự ngồi phía bên phải chủ nhà, phu nhân chủ nhà ngồi phía bên phải khách, phu nhân khách ngồi phía tay trái chủ nhà, cứ như vậy xen kẽ theo thứ tự giảm dần, từ phải qua trái. Nếu có biểu diễn văn nghệ, vị trí danh dự đối diện với sân khấu và để trống từ 2 đến 4 chỗ trước mặt hai nguyên thủ và hai phu nhân (nếu là bàn tròn).

g/ Vị trí của phiên dịch trong các buổi tọa đàm hoặc chiêu đãi: trong hội đàm và các cuộc chiêu đãi mà chủ khách ngồi đối diện nhau thì phiên dịch thường bố trí ở bên tay trái chủ. Nếu ngồi bàn tròn mà không bố trí phiên dịch ngồi phía sau thì bố trí giữa khách chính và phu nhân chủ nhà, giữa chủ chính và phu nhân khách thăm.

Sơ đồ bố trí kiểu salon:

Sơ đồ bố bí chỗ ngồi kiểu hội đàm:

3. Ngôi thứ xã giao: Bên cạnh ngôi thứ trong lễ nghi chính thức, tập quán công nhận một loại ngôi thứ khách là ngôi thứ xã giao. Việc vi phạm ngôi thứ trong các nghi lễ chính thức cần phải sửa chữa kịp thời và đầy đủ. Còn các loại ngôi thứ khác như ngôi thứ xã giao, ngôi thứ truyền thống, ngôi thứ theo quan hệ gia đình thì không có tính chất bắt buộc và thường áp dụng linh hoạt trong từng hoàn cảnh cụ thể (theo ngôi thứ xã giao thì trong chiêu đãi có mời vợ chồng thì vợ được xếp theo ngôi thứ của chồng, đàn bà goá được xếp theo ngôi thứ trước đây, phụ nữ có chồng xếp trên phụ nữ ly dị chồng, phụ nữ xếp trên thiếu nữ, trừ trường hợp thiếu nữ có chức vụ hoặc tước vị cao).