Sau khi chuẩn bị, sắp xếp khâu tổ chức, cần kiểm tra bàn tiệc trước khi khách đến. Khăn phủ trên bàn tiệc là màu trắng nếu chiêu đãi chính thức trọng thể; còn các cuộc chiêu đãi thân mật có thể dùng các màu khác hoặc màu trắng. Chỗ ngồi của từng vị khách phải thoải mái, không quá chật.

Trước mặt mỗi vị khách: để một đĩa lớn làm nền lót, đặt lần lượt các đĩa ăn của khách lên đĩa lớn đó, đặt sẵn một đĩa vừa lên đĩa lớn đó dùng cho các món khai vị. Trên đĩa có để khăn ăn, gấp thành các kiểu có hình dáng đẹp nếu buổi chiêu đãi diễn ra vào bữa trưa.

Nếu chiêu đãi vào bữa tối thì đặt sẵn lên đĩa lớn đó một đĩa có đáy sâu để ăn soup – thường là món ăn đầu tiên vào bữa tối. (Ở Việt Nam thường ăn soup sau khai vị, ở Trung Quốc và một số nước khác, soup thường là món ăn cuối cùng, điều này tùy tập quán từng nước, không có gì vi phạm phép lịch sự). Tại các cuộc chiêu đãi trọng thể chính thức không cần dùng đĩa lớn để lót.

Trước mặt mỗi vị khách, để chén nhỏ dùng rượu mạnh, cốc vang đỏ khi ăn thịt, cốc vang trắng khi ăn cá, cốc dùng nước trắng, nước suối hoặc nước hoa quả, cốc sâm banh. Các cốc chén có thể bày một hàng hoặc hai hàng trước mặt khách. Nếu bày một hàng thì các cốc lớn đặt phía tay trái của khách, chén rượu và cốc sâm banh phía tay phải. Nếu đặt hai hàng thì các cốc ở hàng trước, chén rượu và cốc sâm banh ở hàng sau. Trước mặt khách cần có dụng cụ nhỏ đựng muối, tiêu, ớt… và gạt tàn thuốc lá.

Bên phải của khách nếu đặt giá gác dao ăn thì đặt từ bên ngoài vào: một thìa canh để dùng soup, một dao ăn thịt, một dao ăn cá nếu có cá. Tại các cuộc chiêu đã trọng thể chính thức không dùng giá gác dao ăn.

Bên trái của khách, đặt từ bên ngoài vào: một dĩa ăn thịt, một dĩa ăn cá (nếu có cá). Nếu có nhiều món ăn thì dọn hết dao và dĩa cũ đã dùng và thay thế bằng dao và dĩa mới (bên trái thường không để giá gác dao như bên phải).

Trước mặt vị khách cần có bảng tên và thường là màu trắng để khách ngồi theo vị trí, một bản thực đơn thường là màu trắng viết tay hoặc chữ in (không đánh máy thành nhiều bản) có hoa văn trang trí trên thực đơn đó và được đặt trên miệng một cốc lớn trước mặt khách.

Trước khi ăn tráng miệng, trừ cốc sâm banh còn thì dọn hết cốc chén, bát đĩa, dao dĩa đã dùng và bày chén để uống chè hoặc cà phê, đĩa con, dao con, dĩa con, cùi dìa nhỏ và bình đường nhỏ cần cho khi uống cà phê.