2.  Đón, tiếp khách: Thông thường quy trình đón tiếp bao gồm các bước sau:

- Xác minh và khẳng định các thông tin về đoàn khách (danh sách, trưởng đoàn, nam/nữ; khi nào khách đến, tại đâu, bằng phương tiện gì, vv…)

- Lập đề án/kế hoạch, kịch bản cho từng hoạt động: Ai đón tại nơi khách đến (sân bay, bến cảng, địa giới), những ai đón tại trụ sở/ nhà khách/ khách sạn. Có tặng hoa không, tặng khi nào, ở đâu, tặng những ai, ai tặng, chuẩn bị bao nhiêu xe ôtô, xếp khách ngồi xe số mấy, ngồi với ai, có phiên dịch trong xe không, vv… Các cơ quan đón thường cử người thấp hơn một hai cấp ra sân bay đón khách. Người cùng cấp đón ở trụ sở, nhà khách/ khách sạn trong thành phố. 

- Tại trụ sở, nhà khách/khách sạn, sau khi bắt tay chào hỏi, tặng hoa xong thì mời khách vào phòng khách ít phút. Tại phòng khách, chủ nhà chủ động thăm hỏi sức khoẻ, chúc mừng chuyến thăm, giới thiệu những người có mặt, thông báo sơ bộ chương trình chuyến thăm rồi mời khách về phòng nghỉ. Tâm lý chung của khách là muốn được nghỉ ngơi, thay đồ sau chặng đường dài. Vả lại chủ và khách còn có dịp nói chuyện, vì vậy không nên kéo dài cuộc tiếp xã giao này. 

3. Phòng tiếp khách:

- Phòng tiếp khách phải thoáng khí, sáng sủa, sạch sẽ, trang trí lịch sự, trang nhã. Khi trang trí nên hỏi ý kiến người có chuyên môn về gam màu, loại hình trang trí (tranh và đồ vật, hoa, cây cảnh…), xếp đặt chúng ở vị trí nào trong phòng khách. 

- Phòng tiếp khách nên để ghế kiểu salon; phòng hội đàm/làm việc thì nên kê bàn kiểu hội đàm. 

- Nước hoa, nước thơm dù xịn và đắt tiền đến đâu cũng không phù hợp với phòng khách, phòng làm việc, phòng ăn và phòng ngủ. 

- Trong phòng khách, bố trí để chủ và khách ngồi hướng ra phía cửa chính (khách ngồi bên tay phải chủ nhà). Trong phòng làm việc thì bố trí hai đoàn ngồi đối diện. Trường hợp đông người có thể bố trí hàng ghế phía sau. Trên bàn làm việc, trước mặt mỗi người, nên có tên, giấy trắng, bút chì/bút bi, chai nước và cốc, tránh để người phục vụ vào phòng phục vụ trong khi hai đoàn đang phát biểu, hay bàn thảo những vấn đề bí mật hoặc nhạy cảm. 

4. Ngôi thứ và xếp chỗ 

Ngôi thứ:

Trong đối ngoại nói chung, ngoại giao nói riêng, ngôi thứ là vấn đề không đơn giản, thậm chí khá phức tạp. Muốn xếp chỗ đúng thì cần biết rõ ngôi thứ của những người được mời. Đã không ít trường hợp mắc sai lầm khi xác định ngôi thứ dẫn đến sai lầm về xếp chỗ gây phản ứng. Nước ta chưa có sắc lệnh về ngôi thứ nên vấn đề có phần khó và phức tạp hơn so với ở các nước đã ban hành sắc lệnh về ngôi thứ. 

Có hai loại ngôi thứ: Ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao. 

- Ngôi thứ pháp lý: được quyết định bởi các văn bản quy phạm pháp luật. Ví dụ Anh, Mỹ, Pháp… đã ban hành sắc lệnh về ngôi thứ quy định thứ bậc và ví trí trước sau của các quan chức cao cấp trong chính quyền. 

Nước ta, vì chưa có văn bản nào quy định ngôi thứ, Cục Lễ tân Nhà nước - Bộ Ngoại giao phải dựa vào nhiều văn bản pháp quy như: Hiến pháp, Luật tổ chức các cơ quan quyền lực như Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng nhân dân, tập quán và kinh nghiệm thực tiễn để xác định ngôi thứ và sắp xếp thứ tự trước sau. 

- Ngôi thứ xã giao: là loại ngôi thứ dựa trên những nguyên tắc của phép lịch sự xã giao. Đối tượng của ngôi thứ loại này là những nhân vật lịch sử, chính trị, các cựu Tổng Bí thư, cựu Chủ tịch nước, cựu Thủ tướng cùng phu nhân hoặc phu quân các vị đó, các nhà văn hoá, các nhân sỹ, nghệ sỹ nổi tiếng, vv… 

Trong một hoạt động có thể có cả những người có ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao cùng dự thì ưu tiên ngôi thứ pháp lý. Ví dụ, đồng chí Chủ tịch Hội phụ nữ tỉnh đã nghỉ hưu được mời dự một hoạt động của phụ nữ tỉnh thì nên xếp đồng chí thấp hơn Chủ tịch Hội phụ nữ tỉnh đương nhiệm, trên hoặc ngang đồng chí Phó Chủ tịch đương nhiệm. 

Xếp chỗ 

Nguyên tắc xếp chỗ:

- Khách ngồi bên phải chủ nhà;

- Xen kẽ giữa chủ nhà và khách, giữa nam và nữ (nếu cùng cấp có thể xếp nữ ngồi cao hơn nam, người cao tuổi ngồi cao hơn người thấp tuổi). 

Trong phòng khách: Thông thường các cơ quan hay bố trí ghế ngồi theo hình chữ U, theo đó, chủ và khách chính ngồi ở đường lượn hướng ra phía cửa chính, hai đoàn ngồi ở hai cạnh chữ U, theo đó, khách ngồi ở bên phải chủ nhà (xem sơ đồ bố trí phòng khách). 

Trên xe ôtô: Khách hoặc người có chức vụ cao nhất trong xe ngồi hàng sau lái xe (bên phải). Chủ nhà ngồi bên trái khách. Phiên dịch ngồi ở ghế trên cạnh lái xe. Nếu có bảo vệ thì bảo vệ ngồi cạnh lái xe. Trong trường hợp đó, phiên dịch ngồi ghế phụ (nếu xe có ghế phụ) hoặc ngồi giữa khách và chủ nhà. Trong trường hợp này, để không làm phiền khách và chủ, phiên dịch lên xe trước, xuống xe sau chủ nhà và khách. 

Tại bàn tiệc: Nguyên tắc xếp chỗ trong bàn tiệc là xen kẽ giữa chủ và khách, nam và nữ nhưng có chú ý đến khả năng ngoại ngữ của những người ngồi gần nhau để dễ nói chuyện hoặc giúp những người không biết ngoại ngữ nói chuyện.

 Tuỳ theo cấp bậc, số lượng người dự tiệc và diện tích, cấu trúc của phòng tiệc mà quyết định có đặt bàn danh dự không, chọn bàn tiệc hình gì, số lượng bàn tiệc và cách bố trí bàn tiệc.

 5. Chuẩn bị chiêu đãi/tiệc: Mời khách dự tiệc là đỉnh điểm của xã giao, thể hiện sự tôn trọng của chủ đối với khách, đồng thời là biểu hiện tốt nhất của mối quan hệ thân thiện, hòa hợp giữa hai bên.

 6. Phiên dịch:

 Người giỏi giang, có năng khiếu và hiểu biết rộng mới làm được phiên dịch. Người phiên dịch thành thạo không chỉ giỏi về dịch thuật mà còn biết xử trí mọi tình huống một cách bản lĩnh và tỉnh táo. Làm phiên dịch là phải chấp nhận sự gò bó, chịu được sức ép từ nhiều phía và sự vất vả, mệt mỏi.

 Ban tổ chức cần tạo điều kiện tốt cho phiên dịch làm việc như cung cấp thông tin, tài liệu cho phiên dịch từ trước, bố trí hệ thống micro và âm thanh, cabin/buồng dịch, tai nghe để công tác dịch thuật đạt hiệu quả cao; cũng cần quan tâm tới phục vụ giải khát, chống khô họng cho phiên dịch.

 7. Tặng quà-tặng hoa: Trong giao tiếp quốc tế, có nhiều trường hợp cần tặng hoa hay tặng quà nhằm mục đích thể hiện tình hữu nghị, tình cảm, sự ngưỡng mộ… trong những dịp đáng ghi nhớ.

 Tặng hoa: Hoa phải tươi, không lòe loẹt, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng, bao bì lịch sự.

Trong những dịp trọng thể (quốc khánh, lễ hội) nên tặng lẵng hoa hoặc bó hoa to. Khi đón một đoàn khách quốc tế, người tặng hoa nên là nữ giới, ăn mặc lịch sự (áo dài hoặc vest). Nếu có phu nhân của trưởng đoàn cùng đi, nên tặng hoa cho cả hai người.

 Tặng quà: Tâm lý chung là khách đến thăm nơi nào cùng muốn có một món quà kỷ niệm đặc trưng về nơi đó. Vì vậy, quà tặng nên là những thứ nhẹ nhàng, giàu giá trị kỷ niệm và mang tính độc đáo của dân tộc, địa phương hay đơn vị mình. Nhớ gỡ bỏ giá tiền của món quà trước khi tặng.

 Có nhiều nơi, giá trị quà tặng không cao, nhưng quà tặng được bao gói rất lịch sự, sang trọng làm tăng gấp bội tính hấp dẫn đối với người nhận quà. Ví dụ như đất nước Nhật Bản, Hàn Quốc nơi mà hình thức gói quà là một nghệ thuật rất kỳ công, nó có ý nghĩa ngang với món quà tặng. Vì vậy, bên cạnh việc chọn lựa quà tặng, không nên xem thường mà cần đặc biệt chú ý đến việc gói quà

 Cách trao tặng:

- Thông thường tặng phẩm mang ý nghĩa tượng trưng (tặng cho khách chính) nên tặng trong cuộc đón tiếp chính thức, trước mặt báo đài. Chỉ cần đóng gói hờ để có thể mở nhanh cho báo chí quay phim, chụp ảnh.

 - Tặng phẩm cho từng thành viên trong đoàn: nên được trao kín đáo, tốt nhất là cán bộ lễ tân đem đến tận phòng ở của khách.

 Cách ứng xử khi được tặng quà: nếu được tặng trực tiếp, có thể mở ra xem ngay, có lời khen món quà và cảm ơn người tặng. Nếu tặng phẩm đưa đến phòng ở, sẽ cảm ơn khi gặp người tặng.