Lễ tân Ngoại giao tuy không được coi là nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại nhưng lại là những công việc cần thiết để tạo điều kiện cho hoạt động ngoại giao tiến hành thuận lợi. Nó là công cụ chính trị của họat động đối ngoại của một Nhà nước, là phương tiện thực hiện và cụ thể hóa các nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế. Nguyên tắc tôn trọng chủ quyền quốc gia được thể hiện rõ từ việc sắp xếp chỗ ngồi trong các hội nghị quốc tế đến các nghi lễ trong việc đón tiếp như cách treo quốc kỳ, cử hành quốc thiều, trong các buổi tiệc chiêu đãi thân mật …

Lễ tân ngoại giao còn thể hiện được sự trọng thị trong mối giao hảo giữa các quốc gia.Sự thiếu sót trong công tác Lễ tân ngoại giao bị coi như là một sự khinh miệt, nhục mạ người đại diện quốc gia, làm mất thể diện quốc gia. Trong lịch sử ngoại giao có thể tìm thấy nhiều chuyện rắc rối chỉ vì thái độ coi thường đối với nghi thức lễ tân, hoặc tự ý bỏ đi một số tập quán về lễ tân đã được quốc tế thừa nhận.

2. Lễ tân phục vụ đối ngoại ở địa phương

Công tác lễ tân ở địa phương nhằm giúp cấp uỷ, uỷ ban và các ban ngành thực hiện các công việc lễ tân có nhân tố đối ngoại như:

- Tổ chức các công việc Lễ tân như đón đoàn nước ngoài, tổ chức mitting, chiêu đãi, các cuộc hội nghị giữa các tỉnh của các nước…

- Công việc hiếu hỉ với nước ngoài; bao gồm các hoạt động chúc mừng, thăm hỏi, chia buồn tới các nước, tới các Đại sứ quán, Tổng lãnh sự, các cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ta.

- Quản lý các cơ quan nước ngoài đóng ở địa phương về đăng ký, cấp phát giấy tờ, đáp ứng nhu cầu và giúp họ giải quyết những công việc hành chính, hiếu hỷ, tổ chức các lễ tiết quan trọng ở địa phương.

- Có trách nhiệm liên hệ chặt chẽ với Vụ Lễ tân, Cục Lãnh sự bộ Ngoại giao khi có những vụ việc phúc tạp (cháy nhà, mất trộm, chết, tai nạn…).

B. MỘT SỐ CÔNG TÁC LỄ TÂN CHÍNH

I. Công tác đón tiếp

1. Đón tiếp các đoàn Đại biểu cấp cao, đoàn Ngoại giao hoặc Đại sứ (đại diện) nước ngoài về thăm địa phương.

a. Các bước chuẩn bị

Khi được tin có đoàn Cấp cao, đoàn Ngoại giao, Đại sứ (đại diện) nước ngoài về thăm địa phương, ngoại vụ địa phương cần làm tốt các công tác chuẩn bị sau:

- Thông qua Bộ Ngoại giao (hoặc Vụ chủ quản) để nắm rõ về tiểu sử, đặc điểm của khách, yêu cầu mục đích chuyến đi, tình hình đối nội, đối ngoại của nước mà họ đại diện, tình hình quan hệ giữa nước họ với ta, những yêu cầu cần chú ý trong giao tiếp, nguyện vọng của họ khi về địa phương.

- Làm đề án và chương trình đón tiếp, trong đó chú ý làm rõ mục đích, yêu cầu, nội dung trao đổi ý kiến. Lên danh sách khách mời làm việc và dự các bữa tiệc chiêu đãi; phân công nhiệm vụ phụ trách cụ thể cho từng cán bộ.

- Lên kế hoạch cụ thể đón ở đâu (sân bay, sân ga, ở địa giới của tỉnh) và trang trí (có cờ, khẩu hiệu không? nội dung thế nào) bố trí ở đâu, đi đường nào cho an toàn và đẹp mắt, đưa về đâu trước, ở đó có ai, làm gì (tặng hoa hay không? Có tiêu binh không?...)

- Phối hợp với các Ban, ngành tổ chức công tác đón tiếp, phân công cho từng Ban, ngành phụ trách các nội dung khác nhau dựa trên đề án đã được Lãnh đạo duyệt:

* Văn phòng Tỉnh uỷ, Uỷ ban hoặc bộ phận ngoại vụ chuẩn bị nội dung chính trị, tư liệu cho lãnh đạo Tỉnh, diễn văn, đề án hội đàm, nội dung khẩu hiệu…để làm việc với khách.

* Bộ phận lễ tân chuẩn bị hình thức, mức độ nghi lễ đón tiếp, chuẩn bị cơ sở vật chất: ăn, ở, đi lại, làm việc, tham quan, giải trí.

* Công an lo an toàn, trật tự ở mọi nơi đoàn tới và đi qua.

* Giao thông chuẩn bị đường xá.

* Y tế lo phòng bệnh, cấp cứu.

* Tổ chức một cuộc họp với các ngành hữu quan có trách nhiệm đón tiếp và làm việc với khách, phổ biến mục đích yêu cầu đón tiếp. Mọi biện pháp cũng cần có kế hoạch riêng và phân công cụ thể.

b. Đón khách

- Liên hệ với sân bay, nhà ga hoặc các đồng chí có trách nhiệm trong đoàn khách xác định ngày, giờ khách đến để thông báo cho các cơ quan, các đồng chí có trách nhiệm ở địa phương chuẩn bị đón khách.

- Liên hệ trước với các cơ quan chức năng ở sân bay, ga tàu (Ban giám đốc sân bay, Công an cửa khẩu, Hải quan…) để tranh thủ giúp đỡ giải quyết các thủ tục xuất nhập cảnh, hộ chiếu, hành lý nhanh chóng thuận lợi cho khách.

*) Đón ở sân bay (nhà ga):

Nếu là Nguyên thủ quốc gia, Thủ tướng tới thăm thì:

- Sân bay treo cờ hai nước, trang trí cờ, khẩu hiệu chào mừng đoàn.

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Thành phố, Tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ…đón tại cầu thang máy bay, cửa toa (nếu đi tàu hoả), cửa xe (nếu đi xe hơi), giới thiệu những người ra đón (xếp hàng theo vị trí từ cao xuống thấp) rồi đưa khách lên xe.

- Xe trưởng đoàn cắm cờ hai nước.

- Xe cảnh sát dẫn đường lúc đón, tiễn và các hoạt động khác.

- Tặng hoa Trưởng đoàn và phu nhân (nếu có).

*) Đón ở địa giới tỉnh, thành phố:

- Phó Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc Sở Ngoại vụ…

- Xe Trưởng đoàn cắm cờ hai nước, có xe cảnh sát dẫn đường.

- Không có cờ, khẩu hiệu ở địa giới Tỉnh.

*) Đón ở trụ sở UBND tỉnh, thành phố:

- Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố, Ngoại vụ và đại biểu các ngành.

- Nhà UBND treo cờ hai nước, trang trí cờ, khẩu hiệu chào mừng.

- Tặng hoa.

- Tại nhà khách: treo cờ nước khách và trang trí đèn màu. Còn đối với các đoàn cấp thấp hơn thì đơn giản về mức độ, nên thống nhất trước với cơ quan đưa khách về theo tinh thần quyết định số 186 ngày 2/6/1992 của HĐBT.

*) Khi khách đến: (tuỳ theo cách đón ở phần 2)

- Mời những người đi đón (cả ta và bạn) ra đón khách

- Tặng hoa và mời đoàn lên xe ôtô về nhà khách.

- Cử cán bộ lễ tân ở lại sân bay lo thủ tục: hộ chiếu, hành lý.

*) Ở nhà khách:

- Tại phòng tiếp khách, chủ khách ngồi theo tập quán quốc tế (khách ngồi bên tay phải chủ nhà), chủ giới thiệu người dự, chương trình, nói vài ba câu chào mừng, nâng cốc chào đoàn, không nên nói dài, hoặc đọc diễn văn , sau đó mời khách vào.

- Bố trí nơi nghỉ và sinh hoạt là chủ yếu.

- Các cơ sở nghỉ mát, dưỡng bệnh tiếp nhận, chăm sóc đoàn là chính trên cơ sở quyết định của lãnh đạo địa phương.

2. Cách sắp xếp chỗ ngồi trên xe ôtô:

Trong cách sắp xếp chỗ ngồi trong ô tô trong Lễ tân ngoại giao được thực hiện theo nguyên tắc sau (Nhìn theo hướng nhìn của người ngồi trong xe):

- Khách chính hoặc người có chức vụ cao nhất, ngồi vào chỗ ngồi danh dự bên phải ghế sau xe (chếch với lái xe). Nếu treo cờ thì cờ của nước khách treo bên phải, cờ nước chủ nhà treo bên trái.

- Vị trí của chủ nhà là ở sau lái xe. Nếu có 3 người cùng ngồi chung ghế sau lái xe thì chỗ giữa đựơc coi là chỗ thứ 3 về tầm quan trọng.

- Bảo vệ, phiên dịch hay cán bộ tháp tùng ngồi đằng trước cạnh lái xe. Nếu cần phiên dịch thì bảo vệ nhường, đi xe trước

- Nếu xe ôtô có ghế phụ (ghế gấp), thì xếp người thứ 3 ngồi ghế phụ. Không nên xếp 3 người cùng ngồi ghế sau.

- Nếu trong đoàn có cả vợ lẫn chồng, chủ và khách sẽ lên xe đầu, xe tiếp theo sẽ là xe của vợ (hoặc chồng).Trường hợp theo yêu cầu của khách cả vợ và chồng cùng ngồi một xe thì vị trí vợ chồng khách sẽ là vị trí thứ nhất và thứ ba.

Những điều cần lưu ý:

- Người lái xe bao giờ cũng phải đỗ xe phía người khách chính ngồi, trước cửa nhà khách, cửa ga...để khách xuống xe là trực diện với chủ nhà đón khách và là người bắt tay chủ nhà trước tiên.

- Người tháp tùng không bao giờ xuống xe trước khách, trừ người phiên dịch hoặc lái xe, bảo vệ phải nhanh chóng xuống xe để mở cửa cho khách.

- Đối với khách quý, thường bố trí người đứng tại chỗ để mở cửa xe và đóng cửa xe cho khách.

- Khách chính có phu nhân đi cùng, có thể xếp phu nhân ngồi bên phải và khi xe đỗ, phu nhân xuống trước chồng và bắt tay chủ nhà trước tiên.

3. Ngôi thứ và chỗ ngồi

Bố trí chỗ ngồi thích hợp cho mỗi người theo ngôi thứ và cấp bậc là một trong những bậc tế nhị nhất trong công tác lẫ tân. Vấn đề ngôi thứ và chỗ ngồi không những bảo đảm cho một buổi lễ diễn ra có tổ chức, trang trọng mà còn nói lên cả lý do cũng như mục đích của buổi lễ

a. Ngôi thứ ngoại giao

Ngôi thứ ngoại giao là một trong những nội dung quan trọng của Lễ tân Ngoại giao, ngôi thứ ngoại giao thường được xác định dựa trên một số nguyên tắc sau:

- Sự bình đẳng giữa các nước: Các nước có chủ quyền đều bình đẳng với nhau nên nguyên tắc bình đẳng giữa các nước được tôn trọng như một trong những thành tựu quý báu nhất trong sự phát triển của quan hệ quốc tế. Nguyên tắc bình đẳng này còn bao hàm việc xác định chuẩn bị để dành cho khách sự thịnh tình tương xứng với họ.

- Nguyên tắc tôn ti trật tự: Người trên trước, người dưới sau

- Nhường chỗ: Khách nước ngoài đến thăm được xếp trước khách thuộc nước chủ nhà hay ít ra trong buổi lễ họ được dành một vị trí ưu đãi.

- Ngôi thứ không uỷ quyền: Có nghĩa là một người khi đại diện một người khác thì không thể được đối xử như người mình đại diện trừ trương hợp người thay thế cùng cấp với người được thay thế. Tuy nhiên đối với nguyên thủ quốc gia vì không có người ngang cấp tương đương nên được dành cho người đại diện (phó Thủ tướng hay Bộ trưởng) sự đối xử trọng thị như được dành cho Nguyên thủ quốc gia.

- Lịch sự với phụ nữ: Trong ngoại giao các quan chức nam giới chỉ nhường chỗ cho phụ nữ khi người phụ nữ đó có cùng cấp bậc.

- Các cặp vợ chồng: Tại một buổi lễ hay buổi biểu diễn người ta xếp các cặp vợ chồng với nhau theo cấp bậc của người giữ cương vị được mời (tại bàn tiệc cách sắp xếp lại khác).

- Các nhân vật tôn giáo: Trong các buổi lễ thường các chức sắc tôn giáo xếp sau các quan chức dân sự nhưng nguyên tắc này cần được điều chỉnh tuỳ theo chức tước, tuổi, địa điểm và hoàn cảnh.

- Thứ tự chữ cái: Thứ tự chữ cái là cách thường dùng để xác định ai trước ai sau. Nguyên tắc này nhằm thực hiện triệt để sự bình đẳng giữa các đại biểu, phái đoàn hay quốc gia. Ngôn ngữ lựa chọn sẽ là ngôn ngữ nơi diễn ra sự kiện hoặc ngôn ngữ chính thức của tổ chức hay một ngôn ngữ khác do các bên thoả thuận.

b. Chỗ ngồi

- Vị trí danh dự: trong cuộc gặp gỡ của các nhân vật ngoại giao, bên phải luôn được công nhận là vị trí ưu tiên.

Sắp xếp chỗ ngồi trên Đoàn Chủ tịch một cuộc mít tinh hay bàn danh dự một cuộc chiêu đãi, sau khi đã xác định nhân vật cao nhất có quyền ngồi ở vị trí thứ nhất thì thứ tự các chỗ ngồi khác luôn tính từ ưu tiên bên phải của nhân vật ngồi vị trí thứ nhất: số 2 bên phải, số 3 bên trái, số 4 bên phải số 2, số 5 bên trái số 3...Vì vậy người ta có thể đánh số các chỗ ngồi với số chẵn ở bên phải và số lẻ ở bên trái theo thứ tự tăng lên của các con số.

Về việc ký các văn bản, nếu ký trên hai cột thì vị trí thứ nhất là phần trên cột bên phải, tức là phía bên trái người đọc, còn vị trí thứ 2 là phần đối diện ở cột bên trái, vị trí thứ 3 phần dưới của cột bên trái....Nếu chỉ ký trên một cột thì vị trí số 1 tất nhiên là ở hàng đầu, những chữ ký khác tiếp dưới đó theo thứ tự. Nếu ký theo hàng ngang thì vị trí danh dự là ở bên trái tờ giấy, tức là phía phải người ký.

Trong hoạt động ngoại giao, chiêu đãi là một hình thức giao tiếp phổ biến. Nhưng cũng chính trong chiêu đãi có sự xen kẽ giữa khách và chủ, giữa nam và nữ, giữa các nhà ngoại giao với nhân vật nước sở tại, việc xác định vị trí danh dự và sắp xếp chỗ ngồi cần phải được chủ tiệc hết sức quan tâm, nhất là trong trường hợp có Nguyên thủ Quốc gia tham dự.

Trong phòng tiệc theo tập quán chỗ ngồi danh dự thường là đối diện với cửa ra vào. Nếu cửa ra vào ở về một bên, chỗ ngồi danh dự là ở phía đối diện với các cửa sổ. Trong bữa tiệc chỉ có nam giới dự, chỗ ngồi danh dự là bên phải chủ tiệc. Nếu chủ tiệc muốn thể hiện sự quan tâm đặc biệt đối với một vị khách cấp cao, chủ tiệc có thể mời vị khách đó ngồi vào vị trí đối diện để cùng chủ trì bàn tiệc. Tuy nhiên, vị trí danh dự vẫn là bên phải chủ tiệc.

Khi vợ chủ nhà cùng dự tiệc thì hai vợ chồng ngồi đối diện và chỗ ngồi danh dự là ở bên phải bà chủ. Trung tâm nói chuyện ở giữa bàn tiệc. Khi chủ nhà không có vợ hoặc vợ vắng mặt, nếu bữa tiệc có mời cả vợ lẫn chồng, chủ tiệc có thể mời vị phu nhân hoặc nhân vật cấp cao nhất ngồi ở phía đối diện. Trong một vài trường hợp chủ tiệc muốn nhường chỗ cho một nhân vật mà chủ tiệc muốn đặc biệt đề cao, chủ tiệc có thể mời ông ta ngồi đối diện với vợ chủ tiệc, còn chủ tiệc sẽ ngồi bên phải người phụ nữ số 1, hoặc để tỏ lịch sự hơn thì ngồi ở vị trí cuối cùng nếu trong số khách mời có nhiều người có cương vị cao hoặc cao tuổi. - Cách xếp chỗ ngồi thông dụng trong phòng khách.

Cách xếp chỗ ngồi trong phòng khách

+ Phiên dịch

Khách                                             Chủ
(K1)                                                    (C1)
(K2)                                                    (C2)
(K3)                                                    (C3)
(K4)                                                    (C4)
(K5)                                                     (C5)

Khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà (từ bên trong nhìn ra

          4. Các hình thức chiêu đãi

Chiêu đãi là một biện pháp lễ tân quan trọng trong công tác đón tiếp. Muốn tổ chức một cuộc chiêu đãi có kết quả, cần chuẩn bị tốt các mặt sau đây:

- Dựa vào yêu cầu chính trị mà quyết định mức độ và hình thức cuộc chiêu đãi, tiệc ngồi hay tiệc đứng. Xác định danh nghĩa người chủ tiệc, thành phần và số lượng người dự chiêu đãi.

- Giấy mời

- Giấy mời được in theo mẫu kèm theo

- Giấy mời cần được chuyển sớm cho khách (gửi ít nhất là 24giờ trước khi chiêu đãi, nếu đoàn từ xa đến thì gửi ngay khi đoàn đến).

a- Phòng tiếp khách và phòng chiêu đãi:

- Phòng tiếp khách:

Phòng tiếp khách cần trang trí sạch, đẹp, nếu có thể thì thể hiện bản sắc dân tộc, không trang trí cờ, khẩu hiệu loè loẹt, chú ý đảm bảo mát mẻ vào mùa hè, ấm về mùa đông. Phòng khách cần có đủ chỗ ngồi cho khách, người ta thường dùng phòng này để khách ngồi chờ trước khi vào dự chiêu đãi, xem bảng bố trí bàn tiệc để tìm chỗ ngồi trong chiêu đãi và uống rượu khai vụ (thường là các loại rượu mạnh, rót vào cốc nhỏ và các loại nước uống, không cần thức ăn).

- Phòng chiêu đãi:

Phòng chiêu đãi nên có lối đi rộng rãi, bàn ghế phải được lau chùi sạch sẽ, sắp xếp ngay thẳng. Ghế ngồi không nên kê chật quá làm cho khách ngồi ăn không được thoải mái và khó cho người phục vụ. Cần kiểm tra kại ghế xem có bị gãy, bị bửa lưng ghế ra không.

- Phòng chiêu đãi phải được trang hoàng sang trọng; đèn trong phòng chiêu đãi phải đủ sáng nhưng không làm khách chói mắt.
- Dụng cụ chiêu đãi phải được lau chùi thật sạch sẽ, không sứt mẻ. Dụng cụ ăn, uống phải đầy đủ theo yêu cầu của thực đơn: ăn cơm Âu cần những thứ gì và ăn cơm Á cần những bát, đũa gì…

b. Bày bàn tiệc:

- Bàn tiệc phải được trải khăn, khăn bàn phải là vải trắng, được là phẳng trải ngay ngắn, nếu có thể lót một lớp nỉ, dạ hoặc vải dày bên dưới để cho cốc, chén vững chắc. Không trải khăn ni-lông, vải hoa. Trên bàn tiệc nên trang trí một vài cành lá, hoa tươi cho thêm đẹp đẽ, trước mặt khách chính có thể bày bát hoa đẹp, nếu là lọ hoa cao để trước mặt khách, khi bắt đầu ăn phải đem đi chỗ khác để khỏi vướng khách.

c- Chỗ ngồi trong chiêu đãi:

Sắp xếp chỗ ngồi trong chiêu đãi (tiệc ngồi) phải tương xứng với cương vị của khách, Phải có sơ đồ bàn tiệc để trong phòng tiếp khách hoặcPhải có người giúp khách tìm chỗ ngồi, tránh để khách đi đi lại lại tìm chỗ ngồi trong phòng chiêu đãi.

Phải cân nhắc và thận trọngtrong việc sắp xếp chỗ ngồi xung quanh bàn tiệc. Xếp không đúng với cương vị của khách thường làm cho khách không hài lòng, nhiều khi phản ứng.

Những điều cần chú ý khi tổ chức chiêu đãi:

+ Trong một bữa tiệc chỉ nên có một hoặc hai món ăn dân tộc (đặc sản) song không nên cho khách ăn những món quá độc đáo như rắn, thịt chó, thịt sống, cá sống...

+ Phải tuyệt đối giữ vệ sinh, món tôm-cá không đế nguội lạnh.

+ Những người theo đạo Hồi thường kiêng:

- Thịt lợn, thịt bò, thịt ếch, lươn, ba ba.

- Không uống rượu.

+ Phụ nữ thường dùng các loại rượu nhẹ, hơi ngọt

Cách sắp xếp chỗ ngồi xung quanh bàn tiệc

Hình chữ nhật

- Khách không có phu nhân

+ Xếp khách ngồi trước mặt chủ tiệc

+ Xếp những người khác theo số thứ tự xen kẽ giữa chủ và khách   

 - Khách có phu nhân

+ Xếp bà chủ ngồi trước mặt ông chủ, hoặc xếp ông khách ngồi trước mặt ông chủ

+ Xếp bà khách chính ngồi bên phải ông chủ, ông khách chính ngồi bên phải bà chủ. 

- Chiêu đãi có khách danh dự

+ Xếp khách danh dự ngồi bên phải chủ tiệc

+ Người khách chính ngồi bên phải chủ tiệc

Hình chữ T

+ Xếp khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà

          Hình chữ U

+ Xếp khách ngồi bên tay phải chủ nhà

+ Phiên dịch ngồi trước mặt chủ nhà

          Hình chữ U

-Trường hợp có khách danh dự

+ Xếp khách danh dự ngồi trước chủ nhà

+ Khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà

          Bàn tròn

- Khách không có phu nhân

+ Xếp khách chính ngồi trước mặt ông chủ

- Trường hợp có khách danh dự

+ Xếp khách danh dự ngồi trước mặt ông chủ

+ Xếp ông khách chính ngồi bên tay phải ông chủ

          - Xếp khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà rồi xếp khách khác sang bên trái, bên phải chủ nhà. Người ngồi trước mặt mặt chủ nhà là người có cấp bậc thấp 

          5. quốc kỳ và quốc thiều

Quốc kỳ, quốc thiều là những biểu trưng thiêng liêng của một quốc gia, vì những biểu trưng đó gợi cho mọi người lòng tự hào dân tộc và trách nhiệm của mình đối với Tổ quốc. Một thái độ, một lời nói tỏ sự thiếu tôn trọng quốc kỳ, quốc thiều đều bị coi là xúc phạm đến danh dự Quốc gia, đến uy tín của Nhà nước.

Vì lẽ đó, nhiều nước đã có quy định nhắc nhở mọi người phải thể hiện sự tôn trọng quốc kỳ của Tổ quốc mình.

a- Quốc kỳ:

Theo tập quán quốc tế, quốc kỳ được treo trong những trường hợp sau đây:

- Đón một đoàn từ cấp Bộ trưởng Ngoại giao trở lên

- Các cuộc Hội nghị, Hội thảo, Hội chợ và các cuộc thi quốc tế.
Trong các trường hợp trên đây, quốc kỳ hai nước được treo với nguyên tắc: Quốc kỳ nước khách được treo bên phải quốc kỳ nước chủ nhà (nhìn từ bên trong nhìn ra).  

Treo ở sân bay, nhà ga quốc tế, bến cảng quốc tế, Quảng trường nơi đón tiễn, cơ quan, trong các cuộc chiêu đãi, hội đàm, ký kết, mít tinh…

b- Quốc thiều:

Theo thông lệ quốc tế, Quốc thiều được sử dụng trong các trường hợp sau:

+ Đón tiễn các đoàn Nguyên thủ quốc gia, người đứng đầu chính phủ

- Đón: Cử Quốc thiều nước bạn trước rồi đến Quốc thiều nước chủ nhà.

- Tiễn: Cử Quốc thiều nước chủ nhà trước rồi đến Quốc thiều nước bạn.

- Trong các cuộc chiêu đãi, mit tinh và các cuộc lễ tiết có liên quan đến hai nước, các cuộc hội nghị, hội thảo, thi đấu quốc tế…cũng cử quốc thiều theo nguyên tắc.

+ Khai mạc: Cử Quốc thiều nước khách trước, nước chủ nhà sau

+ Bế mạc: Cử Quốc thiều nước chủ nhà trước, nước khách sau.

Theo quy định của Việt Nam, Quốc thiều chỉ cử khi đón các đoàn nguyên thủ quốc gia sang thăm chính thức Việt Nam ở điểm đón chính thức đầu tiên, có lãnh đạo cao nhất đón. Đoàn về thăm địa phương, không cử Quốc thiều khi đón, tiễn.

Địa phương chỉ cử Quốc thiều khi đăng ký tổ chức các cuộc Hội nghị, Hội thảo, thi đấu quốc tế…

Những điều cần chú ý khi sử dụng Quốc kỳ:

1- Tránh treo nhầm Quốc kỳ

2- Tránh treo ngược Quốc kỳ

Khi treo Quốc kỳ Việt Nam nên chú ý treo đầu ngôi sao lên trên, nếu không sẽ treo ngược Quốc kỳ (đầu ngôi sao năm cánh lộn xuống dưới).

          C. MỘT SỐ ĐIỀU CẦN CHÚ Ý KHI TIẾP XÚC VỚI NGƯỜI NƯỚC NGOÀI

(Theo sách “ lớp học nâng cao nghiệp vụ ngoại giao địa phương của Cục Lãnh sự-Bộ Ngoại giao)

1- Thái độ của chúng ta khi tiếp xúc với người nước ngoài cần chân thành, tự nhiên, không khách khí, nhưng cũng nên tránh tùy tiện, xuề xòa để khách có thể hiểu lầm là ta coi thường họ. Người khách nước ngoài nào khi tiếp xúc với ta lần đầu, cũng để ý đến thái độ của chúng ta. Nếu gây được cảm tình tốt ngay từ buổi đầu thì sẽ dễ dàng cho việc tiếp xúc sau này. Trái lại, nếu để khách cảm thấy ta lạnh nhạt, quá dè dặt, kiểu cách sẽ không có lợi cho mối quan hệ giữa ta và khách, đồng thời cũng gây một ấn tượng không đẹp ngay từ buổi đầu, làm cho khách khó chịu.

2- Cần khiêm tốn, nhưng cũng nên tránh xu hướng khiêm tốn giả tạo, tránh tự ti, trái lại cần tránh thái độ không tốt là tự kiêu dân tộc, khoe khoang thành tích của dân tộc mình. Đối với những người ở nước nhỏ, cần chú ý: không nên làm gì, nói gì, thái độ gì để khách cảm thấy là ta không coi trọng nước nhỏ.

3- Không bao giờ phê phán, chỉ trích chế độ chính trị xã hội, luật lệ, phong tục, tập quán, tôn giáo của khách nhất là tuyệt đối không nhận xét, chỉ trích những người lãnh đạo nước họ. Cần tôn trọng những điều thiêng liêng của khách (quốc huy, quốc kỳ). Chúng ta cần nhận thức rằng nước nào cũng có những luật lệ, phong tục tập quán hay, bên cạnh một số phong tục tập quán dở. Một nước dù văn minh đến mấy cũng có thể có những luật lệ, phong tục tập quán mà chúng ta chưa cho là hay, là hợp, thậm chí còn có những luật lệ, phong tục rất lạc hậu, dã man (như chế độ phân biệt chủng tộc, đàn áp người khác màu da...). Bởi vậy thái độ của người giao thiệp khôn khéo là chỉ nói những điều hay, chỉ biểu dương những ưu điểm có thật của họ và tránh không nói đến những điều dở.

4- Trong tiếp xúc với khách không nên đưa ra những vấn đề chính trị, thời sự gay cấn và nên tránh tranh luận gay gắt. Nếu như khách chủ động nêu ra những vấn đề gay cấn thì ta cũng nên tìm cách lái sang những chuyện khác.

5- Trong lúc vui chuyện với khách nên cân nhắc kỹ không nên làm lộ những điều bí mật. Song cũng cần tránh thái độ quá dè dặt làm cho khách không dám chuyện trò cởi mở.

6- Cần giứ lời hứa, do vậy cần cân nhắc kỹ những đề xuất của khách. Trường hợp đã hứa, nhưng vì lý do nào đó mà không đáp ứng được thì cần nói lại cho khách biết để thông cảm, ta không nên lờ đi mà không nói lại lý do không làm được.

7- Cần giữ đúng cương vị, xã hội nào cũng có trật tự nhất định. Giao thiệp giữ đúng cương vị là cần thiết, nếu không khách sẽ hiểu lầm cho là ta coi thường họ. Nhưng nếu ta ở cấp cao hơn khách thì cần cân nhắc. Cần phân biệt khi ta đứng cương vị chiêu đãi khách, hoặc tiếp khách đến thăm có khác với khi ta đứng cương vị phụ trách đàm phán, thảo luận công việc. Khi tiếp khách, ta có thể tiếp tất cả mọi người, ở cương vị khác nhau, nhưng khi thảo luận công việc, đàm phán thì cần giữ đúng cương vị tương đương hoặc cao hơn một chút so với khách. Trong những cuộc gặp gỡ chiêu đãi, thường thường người cấp thấp không nên chủ động tìm gặp làm quen với những người cấp cao hơn mình.

8- Cần biết tên và chức vụ của khách để tiện xưng hô. Gặp lại khách lần thứ hai thì cần biết tên và chức vụ hoặc nghề nghiệp của khách. Người khách nào cũng vậy đứng về mặt tâm lý cũng sẽ có cảm tình khi ta gọi đúng tên của họ.

9- Nếu mời cơm cần nghiên cứu kỹ thực đơn sao cho phù hợp với khẩu vị của khách. Tránh làm những món ăn mà khách kiêng kỵ không ăn vì lý do tôn giáo, sức khỏe.

10- Cần tôn trọng tập quán sinh họat của khách . Quan hệ nam, nữ giữa người Châu Âu họ rất tự nhiên khác với người Châu Á (hôn tay, hôn trán, hôn má...)

11- Người Châu âu ở những nước công nghiệp phát triển thường có thói quen giữ đúng giờ giấc. Ta cũng nên học tập thói quen làm việc đúng giờ, họp hành chiêu đãi đúng giờ. Hẹn đến đúng giờ hẹn, nếu vì lý do đột xuất đến chậm cần điện thoại xin lỗi vì chậm trễ.

12- Trước khi vào nhà cần phải gõ cửa, đợi người ở trong phòng trả lời cho phép mới mở cửa vào, khi vào hay ra khỏi phòng nhớ đóng cửa lại.
Xin lỗi, cảm ơn là những từ luôn luôn ở cửa miệng, khi làm điều gì phiền tóai đến người khác cần xin lỗi, người ta giúp một việc nhỏ cũng cần phải cảm ơn.
Ở những nơi công cộng đông người không nên nói to. Nếu nghiện thuốc nên tìm nơi cho phép hãy hút thuốc. Nếu ngồi cạnh phụ nữ, muốn hút thuốc cần hỏi ý kiến trước khi hút.

13- Về mùa đông đi ngoài đường thường đội mũ, mặc áo choàng chống rét nhưng khi vào trong nhà nên bỏ mũ, cởi áo ngoài ra.

14- Trong lúc ăn không nên xỉa răng, nếu có xỉa răng thì nên dùng một tay che miệng. Sau bữa ăn không nên ngậm tăm. Uống nước sau bữa ăn không nên xúc miệng gây thành tiếng (òng ọc) nhất là nên tránh xúc rồi nhổ toẹt ra gần chỗ ngồi.

15- Khi nói chuyện với phụ nữ không nên hỏi tuổi, không nên hỏi chuyện riêng về gia đình, chồng con...Phụ nữ Châu Âu không thích khen béo.

Nếu đi cùng phụ nữ cần thể hiện sự quan tâm lúc lên xe, xuống xe. Khi vào trong nhà giúp đỡ cởi áo choàng, hoặc giúp mặc áo choàng hay xách đỡ những đồ vật nặng khi lên xuống xe.