Ông Mai Phước Dũng, Cục trưởng Cục Lễ tân Nhà nước, Bộ Ngoại giao cho rằng, công tác lễ tân ngoại giao là một công việc thầm lặng nhưng nhiều khi đóng vai trò thành bại đối với sự kiện đối ngoại.

Không chỉ theo "kịch bản"

Cục trưởng Dũng cho rằng khi đón một đoàn cấp cao nước ngoài hay chuẩn bị cho một chuyến thăm của Lãnh đạo Việt Nam, mỗi bộ phận có một chức năng riêng. Nội dung có thể bàn kỹ từ trước nhưng với lễ tân, ngoài việc tuân thủ “kịch bản” còn đòi hỏi sự linh hoạt trong từng tình huống.

Lễ tân thể hiện sự coi trọng của một quốc gia đối với nước mình và ngược lại. Theo ông Dũng, đảm bảo đúng nghi lễ lễ tân, chương trình hoạt động sẽ góp phần rất lớn vào quan hệ chính trị, tăng thêm “vị đậm đà” cho chuyến thăm và thể hiện được quyền bình đẳng giữa các quốc gia. Sai sót trong lễ tân sẽ ảnh hưởng tới cả nội dung, thậm chí sự cố lễ tân có thể ảnh hưởng tới quan hệ hai nước.

Phái đoàn Việt Nam đón Tổng thống Mỹ Obama tại sân bay Nội Bài, Hà Nội tối 22/5/2016

“Do vậy, lãnh đạo nước ta ngày càng đánh giá cao vai trò của lễ tân và quan tâm nhiều tới công tác “hậu cần” này. Lễ tân thể hiện thái độ chính trị, sự coi trọng nhau giữa các quốc gia. Ở một số nước, khi quan hệ chính trị không tốt thì các nghi lễ lễ tân trong các chuyến thăm hết sức bình thường”, ông Dũng cho biết.

Với kinh nghiệm cá nhân, ông Dũng cho rằng các cán bộ ngoại giao mới vào ngành hoặc đi công tác nước ngoài cần nắm vững các quy tắc lễ tân. Cán bộ lễ tân thường rất tháo vát trong công việc, đặc biệt là những việc như đón đoàn, tổ chức sự kiện... Hơn nữa, người làm lễ tân khá thông thạo các quyền ưu đãi miễn trừ mà các nhà ngoại giao được hưởng theo phong tục tập quán, quy định của thế giới cũng như Công ước Vienna về quan hệ ngoại giao 1961, Công ước Vienna về quan hệ lãnh sự 1963. Do vậy, cán bộ ngoại giao ra nước ngoài, nếu hiểu biết về các quy định lễ tân, có thể đấu tranh cho lợi ích quốc gia rất tốt.

Ông chia sẻ câu chuyện khi sang công tác nhiệm kỳ tại Tổng lãnh sự quán Việt Nam ở Sydney, Australia. Theo nguyên tắc, trụ sở ngoại giao được miễn thuế thuê trụ sở. Ông biết được điều đó nên đã triển khai làm thủ tục miễn thuế thuê trụ sở  và việc này đã tiết kiệm được cho ngân sách một khoản tiền không nhỏ. “Có thể nói, cán bộ lễ tân đi công tác nước ngoài rất linh hoạt, đặc biệt trong xử lý các vấn đề liên quan tới thư tín ngoại giao, cách thức gửi công hàm, sắp xếp bàn tiệc và tổ chức cuộc chiêu đãi…”, ông Dũng nhấn mạnh.

Chuẩn bị quyết định 90% thắng lợi

Khối lượng công việc lễ tân thường lớn và dồn dập nên theo Cục trưởng Dũng, làm lễ tân phải có những bí quyết riêng.

Trước hết, để công việc suôn sẻ, các cán bộ lễ tân phải thực hiện đúng “bài”, cách nói khác của quy trình, đề án, kịch bản. Trong kịch bản chi tiết, nhân sự phải được phân công rõ ràng, phân vai cụ thể và một cán bộ lễ tân phải đảm trách nhiều việc.

Các kịch bản lễ tân luôn phải được thường xuyên kiểm tra, bao quát và điều chỉnh. “Ngày nào chúng tôi cũng rà đi, soát lại công việc, xem kịch bản chỗ nào còn hở, chỗ nào chưa có người làm để từ đó sắp xếp, người này làm việc này xong thì tiếp theo sẽ làm gì… Phân công cuốn chiếu như vậy thì không bị chồng chéo hay bỏ sót công việc”, ông Dũng nói. Theo ông, khâu chuẩn bị quyết định tới 90% thắng lợi của công việc lễ tân đối ngoại.

Bên cạnh việc lên kịch bản lễ tân, Cục cũng phối hợp chặt chẽ với các đơn vị trong Bộ và các đơn vị ngoài Bộ như lực lượng công an, quốc phòng, cảnh sát cơ động, các khách sạn… Các đơn vị này rất tôn trọng sự sắp xếp của Cục, “là sự ủng hộ rất lớn đối với cán bộ lễ tân”. Với các đoàn đi nước ngoài, Cục phối hợp chặt chẽ với cơ quan đại diện Việt Nam tại nước sở tại và thường xuyên trao đổi cụ thể qua nhiều hình thức  như qua điện thoại, thư từ, email, công điện…

Bên cạnh đó, theo ông Dũng, người làm lễ tân cần phải  thường xuyên đúc rút kinh nghiệm qua những lần đi công tác hay đón đoàn. Bản thân ông làm công tác lễ tân đã 26 năm nhưng vẫn luôn tìm hiểu, nghiên cứu về lễ tân của các quốc gia khác. 

Ông Mai Phước Dũng luôn trăn trở để có thể truyền lửa cho thế hệ trẻ.

Canh cánh nỗi lòng

Thời kỳ hội nhập nên cán bộ lễ tân có điều kiện cọ xát và học hỏi. Có thể nói trình độ của cán bộ lễ tân Việt Nam xếp ngang tầm với thế giới. Thậm chí, về khả năng tổ chức, chúng ta còn được bạn bè khen là khá hơn nhiều nước. Tuy vậy, với vai trò là Cục trưởng, ông Dũng còn không ít trăn trở về nghề. Trong bối cảnh đất nước còn tương đối khó khăn, nguồn lực để đầu tư cho công tác lễ tân còn thiếu, cơ sở vật chất chưa được hiện đại như các nước khác.

Ngoài ra, nỗi canh cánh thường trực của ông là làm sao có thể truyền lại cho thế hệ trẻ lòng yêu nghề, kiến thức, kỹ năng lễ tân. Người làm lễ tân quan trọng nhất là xử lý tình huống bên cạnh yêu cầu “thuộc bài” và yêu nghề bởi khi tình huống phát sinh, cán bộ lễ tân phải ứng biến linh hoạt: “Tôi cũng mong rằng thời gian tới, Cục có thể hoàn thiện các cẩm nang lễ tân, đào tạo cho anh em mới vào nghề, đặc biệt là đào tạo họ cách xử lý tình huống”, ông nói.

Ông  Dũng cho rằngquy định lễ tân của thế giới đã có nhiều thay đổi, đòi hỏi chúng ta phải điều chỉnh và đơn giản hóa nhưng cũng phải nâng cấp các quy định lễ tân để đảm bảo tính trang trọng, lịch sự và đáp ứng được nhu cầu chính trị. Tuy nhiên, đây thực sự là một bài toánkhó. Ông Dũng đưa ra ví dụ như một số nước có nghi thức lễ tân đón tiếp đoàn cấp cao rất cầu kỳ, chẳng hạn như điều máy bay phản lực hộ tống chuyên cơ trong không phận. Nếu phải áp dụng nguyên tắc có đi có lại, hiện chúng ta chưa thể làm được như vậy.

Trong bối cảnh đất nước hội nhập, nhu cầu hiểu biết về lễ tân đối ngoại, ngoại giao ngày càng nhiều. Cục thường xuyên nhận được các “đơn đặt hàng” giảng dạy và phổ biến kiến thức lễ tân của các Bộ, ngành, địa phương, doanh nghiệp. Những kỹ năng đơn giản nhưng rất quan trọng như trang phục dự tiệc, cách bắt tay, chào hỏi, sử dụng danh thiếp… Ông cho biết Cục sẽ xây dựng khung bài giảng, giáo trình cho từng đối tượng, trong và ngoài Bộ Ngoại giao, đáp ứng nhu cầu của từng đối tượng, tránh lan man.

“Chúng tôi sẽ xây dựng lại cẩm nang lễ tân cho cán bộ ngoại giao ra nước ngoài và hoàn thiện quy trình quy chuẩn hóa các nghi thức như dùng quốc huy, cờ, danh thiếp, thư tín ngoại giao, kể cả việc dùng logo Bộ Ngoại giao trên quà lưu niệm, tặng phẩm… Những công việc này phải có nghiên cứu cơ bản về thông lệ quốc tế, thực tiễn Việt Nam để từ đó đưa ra cách dùng thống nhất”, ông Dũng chia sẻ.